Смарт-процесс настроили, стадии нарисовали, а через день начинается: «у меня нет доступа», «я вижу чужие заявки», «исполнитель не может открыть элемент из задания». Почти всегда причина одна — права доступа к смарт-процессам Битрикс24 не продуманы заранее.
Ниже — где эти права настраиваются, что означает каждый уровень, как ограничить доступ по стадиям, как дать права на чтение элемента смарт-процесса в бизнес-процессе и что проверять, когда права доступа к смарт-процессам слетели.
Где настраиваются права доступа к смарт-процессам
Права к смарт-процессам — часть общей системы прав CRM. Они настраиваются в разделе CRM, в настройках прав доступа: там создаются роли, и каждый смарт-процесс появляется в роли отдельной строкой рядом со сделками, лидами, контактами и компаниями. Интерфейс в разных версиях портала выглядит по-разному, но логика одна. Описание интерфейса — в справке Битрикс24.
Если смарт-процесс вынесен в отдельное цифровое рабочее место, права к нему могут настраиваться в настройках этого рабочего места, а не в общих правах CRM. Первое, что стоит выяснить при любой проблеме с доступом, — где именно живёт ваш смарт-процесс.
Принцип работы ролей:
- роль — это набор прав: что можно делать с каждой сущностью CRM и на каком уровне;
- роль назначается сотруднику, отделу или группе;
- если у сотрудника несколько ролей, права складываются — действует самое широкое;
- администратор портала видит всё, независимо от ролей.
Общая схема прав CRM подробно разобрана в статье «Права доступа Битрикс24». Здесь — только то, что касается смарт-процессов.
Настройка доступа к смарт-процессам: операции и уровни
Для каждого смарт-процесса в роли задаются отдельные операции: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт. Для каждой операции выбирается уровень.
Что означает каждый уровень доступа ↓
| Уровень | Что видит сотрудник | Кому подходит |
|---|---|---|
| Нет доступа | Ничего: смарт-процесса для него нет | Тем, кто к процессу не относится |
| Свои | Элементы, где он ответственный | Исполнители, менеджеры |
| Свои + отдела | Свои и коллег по отделу | Старшие в группе |
| Свои + отдела + подотделов | Всё по своей ветке структуры | Руководители направлений |
| Все открытые | Элементы, отмеченные как доступные всем | Общие справочные процессы |
| Все | Все элементы смарт-процесса | Руководитель процесса, контроль |
Важная деталь: уровни «отдела» и «подотделов» берутся из структуры компании. Если структура в портале не соответствует реальной, права будут работать неожиданно. Перед настройкой ролей проверьте, кто в каком отделе.
Права по стадиям смарт-процесса
Права можно задать не только на смарт-процесс целиком, но и по стадиям. Типичные сценарии:
- исполнитель видит заявку, только когда она дошла до его стадии;
- после стадии «Согласовано» менять элемент может только руководитель;
- закрытые элементы доступны на чтение, но не на изменение.
Не увлекайтесь детализацией. Каждая настройка по стадии — ещё одно место, где через полгода никто не вспомнит, почему у сотрудника нет доступа. Начинайте с прав на весь процесс и уточняйте по стадиям там, где это действительно нужно.
Рабочая схема ролей
С чего начать, если ролей ещё нет ↓
Удаление и экспорт оставьте одной-двум ролям: удалённый элемент проще не удалять, чем потом искать, а экспорт — это выгрузка базы из портала.
Как дать права на чтение элемента смарт-процесса в бизнес-процессе
Частая ситуация: бизнес-процесс выдаёт сотруднику задание по элементу смарт-процесса — согласовать, проверить, заполнить, — а сотрудник открывает ссылку и видит «нет доступа». Бизнес-процесс выдал задание, но права на сам элемент он не выдаёт.
Варианты решения, от простого к точному:
- Показать данные в самом задании. Всё, что нужно для решения — сумма, описание, файлы, — вывести в текст задания. Сотрудник принимает решение, не открывая элемент. Самый простой путь для согласований.
- Дать роли чтение на нужной стадии. Если согласующие — понятная группа, им можно выдать чтение на стадии согласования. Лишнего они не увидят: на других стадиях доступа нет.
- Сделать сотрудника участником элемента. Бизнес-процесс может записать сотрудника в поле элемента — ответственного или наблюдателя, если такое поле используется, — и тогда сработает уровень «Свои». Как это влияет на доступ, проверьте на тестовом элементе: поведение зависит от настроек портала.
- Дать чтение «Все» отдельной роли. Для контролёров и руководителей, которые должны видеть процесс целиком.
Права самих бизнес-процессов — кто их запускает, кто правит шаблоны, от чьего имени работают действия — отдельная тема. Мы разобрали её в статье «Битрикс24: бизнес-процессы и права».
Права на смарт-процесс и связанную сделку
Смарт-процессы почти всегда связаны со сделками: заявка на производство, договор, монтаж или доставка создаются из сделки и показываются в её карточке. Права на сделку и на связанный элемент смарт-процесса — разные права. Менеджер может видеть сделку, но не видеть заявку на производство, созданную из неё, и наоборот.
Отсюда типичные жалобы: «во вкладке сделки пусто», хотя элемент есть, или «исполнитель не может открыть сделку, из которой пришла заявка». Решение зависит от того, что нужно человеку:
- менеджеру — видеть статус заявки по своей сделке: чтение смарт-процесса на уровне, который покрывает эти элементы, или вывод нужных полей в сделку;
- исполнителю — видеть детали заказа: нужные поля переносятся из сделки в элемент смарт-процесса при создании, и доступ к сделке ему не нужен;
- руководителю — видеть всё: чтение «Все» на обе сущности.
Не давайте исполнителям доступ к сделкам только ради пары полей — вместе с полями они увидят суммы, скидки и переписку с клиентом. Как правильно связывать смарт-процесс со сделкой, разобрано в статье «Настройка смарт-процессов в Битрикс24».
Как проверить права глазами сотрудника
Администратор видит в портале всё, поэтому проверять права из-под своей учётки бесполезно. Надёжный способ — тестовый пользователь с той же ролью и в том же отделе, что и сотрудник с проблемой. Под ним видно, что именно доступно: список элементов, канбан, карточка, связанные сущности, задания бизнес-процессов.
Проверку стоит повторять после каждого заметного изменения: новый смарт-процесс, новая стадия, перестройка отделов. Десять минут проверки экономят день разбирательств, когда сотрудник напишет «у меня ничего не открывается» в разгар работы.
Слетели права доступа к смарт-процессам: что проверить
«Вчера всё было, а сегодня нет доступа» — так обычно описывают проблему. Права в Битрикс24 сами не меняются, меняется что-то вокруг них. Проверяйте по порядку:
| Что изменилось | Что произошло с правами | Что делать |
|---|---|---|
| Создали новый смарт-процесс или воронку | В ролях у него свои права, часто ограниченные | Открыть каждую роль и выставить права для новой строки |
| Добавили стадию | У стадии права по умолчанию, а не как у соседних | Проверить права по стадиям |
| Сотрудника перевели в другой отдел | Уровни «отдела» теперь считаются по новому отделу | Сверить структуру и роль |
| Роль была назначена отделу | Новый сотрудник вне отдела роль не получил | Назначить роль сотруднику или отделу |
| Процесс перенесли в рабочее место | Права теперь задаются в настройках рабочего места | Настроить роли там |
| Сменили ответственного | Уровень «Свои» отработал по новому ответственному | Это не сбой: так работает «Свои» |
Если ничего из списка не подходит, а доступ пропал у многих сразу после обновления портала, — зафиксируйте, у кого и к чему пропал доступ, проверьте роли и напишите в поддержку Битрикс24. Заведите правило: любые изменения ролей записываются — кто, когда и зачем поменял. Без журнала изменений разбор прав превращается в расследование.
Отпуск, увольнение и замена сотрудника
Уровень «Свои» привязан к ответственному. Когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется, его элементы смарт-процесса остаются за ним и становятся невидимы для коллег с тем же уровнем доступа. Заявки зависают не из-за прав, а потому что их никто не видит.
Порядок простой: перед отпуском или увольнением открытые элементы передают другому ответственному — вручную, массовым действием в списке или роботом. Уволенную учётку не удаляют, а увольняют: история и комментарии сохраняются. Отдельно проверьте бизнес-процессы, где этот сотрудник стоит согласующим или исполнителем по умолчанию, — иначе задания будут уходить человеку, которого уже нет. Если замены частые, удобнее роль «заместитель» с доступом на уровне отдела, чем каждый раз перекидывать элементы.
Типичные ошибки в правах на смарт-процессы
Чек-лист проверки прав
- понятно, где настраиваются права: общие роли CRM или рабочее место;
- у каждого смарт-процесса в каждой роли выставлены права явно;
- структура компании в портале совпадает с реальной;
- роли назначены отделам и должностям, а не отдельным людям;
- удаление и экспорт есть только у одной-двух ролей;
- исполнители бизнес-процессов могут открыть то, что им нужно для задания;
- изменения ролей записываются.
Права стоит пересматривать по мере роста портала: появляются новые процессы, отделы, роли. О том, как CRM меняется вместе с компанией и что пересматривать регулярно, — в статье о развитии CRM-систем.
Проверим права на ваши смарт-процессы
За 20–30 минут пройдёмся по ролям, стадиям и заданиям бизнес-процессов: кто что видит, где дыры и почему у сотрудников «нет доступа».
Записаться на разбор →Итог: права доступа к смарт-процессам Битрикс24 задаются ролями CRM — по операциям, уровням и при необходимости по стадиям. Бизнес-процесс выдаёт задание, но не права на элемент, а «слетевшие» права почти всегда объясняются новым процессом, стадией, отделом или рабочим местом. Настроить роли под ваши процессы можно в рамках автоматизации бизнес-процессов или внедрения Битрикс24.