Битрикс24, настройка прав в котором никогда не доходила до рук, работает по умолчанию просто: все видят всё и любой может выгрузить базу клиентов в Excel. Пока команда маленькая и лояльная, это незаметно. Проблема всплывает в день, когда менеджер уходит к конкуренту — вместе с контактами.
Разбираю, где в Битрикс24 настраиваются права доступа, какие уровни бывают, как выглядит рабочая схема ролей для отдела продаж и что нужно закрыть обязательно, не превращая CRM в сейф, в котором никто не может работать.
Права доступа — это не про недоверие к людям. Это про то, чтобы уход одного сотрудника не стоил компании клиентской базы.
Где в Битрикс24 настраиваются права
Прав в портале несколько слоёв, и их часто путают. Права CRM живут отдельно от прав на задачи, диск и структуру компании — настроив одно, вы не настроили остальное.
Четыре независимых контура прав в портале ↓
Права в CRM назначаются ролям, а не людям: вы создаёте роль «Менеджер», описываете, что ей можно, и выдаёте её сотруднику или целому отделу. Новый человек в отделе получает права автоматически — ничего донастраивать не нужно.
Уровни доступа: что означает каждый
Для каждой сущности — лид, сделка, контакт, компания — и для каждого действия выбирается свой уровень. Действия настраиваются отдельно: можно разрешить видеть, но запретить менять; разрешить менять, но запретить удалять и выгружать.
| Уровень | Что видит и может сотрудник | Кому обычно ставят |
|---|---|---|
| Нет доступа | сущность закрыта полностью | тем, кто с ней не работает |
| Свои | только записи, где он ответственный | менеджер по продажам |
| Свои и отдела | свои плюс записи подчинённых по структуре | руководитель отдела продаж |
| Все открытые | все записи, кроме помеченных «доступно только ответственному» | вторая линия, сервис, бухгалтерия |
| Все | вся база без исключений | директор, администратор портала |
Отдельно настраиваются чувствительные действия: экспорт, импорт, удаление и смена ответственного. Именно они, а не просмотр, определяют, можно ли унести базу. На старших тарифах добавляются права на отдельные поля и на переходы между стадиями — например, стадию «Оплачено» двигает только бухгалтер.
Рабочая схема ролей для отдела продаж
Схема ниже закрывает большинство компаний малого и среднего бизнеса. Начинать лучше с неё, а не с чистого листа: усложнить всегда успеете.
Четвёртая роль появляется почти всегда следом — смежные подразделения: бухгалтерия, сервис, производство. Им нужны не все сделки, а конкретный срез: например, только оплаченные, только свои смарт-процессы или только карточки компаний без сумм. Это тот случай, когда права экономят не базу, а внимание: человек не тонет в чужих записях.
Что закрыть обязательно
Четыре настройки, без которых остальное не имеет смысла ↓
Чек-лист проверки прав
Пройдите его на своём портале — уходит десять минут. Проверять надо не в настройках, а глазами сотрудника: зайдите под ролью менеджера и посмотрите, что реально видно.
- Структура компании заполнена. Отделы и руководители проставлены — иначе уровень «свои и отдела» работает вхолостую.
- Ролей не больше пяти. Если их пятнадцать, никто, включая вас, не помнит, чем они отличаются.
- Экспорт закрыт у всех, кроме поимённого списка.
- Удаление недоступно рядовым сотрудникам ни в сделках, ни в контактах, ни в компаниях.
- Админов не больше двух, и вы знаете обоих по именам.
- Права пересмотрены после последнего найма или увольнения. Это единственный пункт, который придётся повторять регулярно.
Разбор вашего Битрикс24 за 20–30 минут
Посмотрим, кто что видит в вашей CRM, где база открыта лишним людям и что чинить в первую очередь. Без отдела продаж — говорите с тем, кто делает проекты руками.
Записаться на разбор →Итог: настройка прав в Битрикс24 — это одна таблица ролей, а не бесконечные галочки. Опишите три-четыре роли, закройте экспорт и удаление, проверьте глазами сотрудника — и вернитесь к этому при следующем изменении в команде.