Смарт-процесс в Битрикс24 — это ваш собственный раздел CRM со своими полями, стадиями и канбаном: договоры, объекты, заявки на производство, лицензии. Настройка смарт-процессов в Битрикс24 нужна там, где данные не помещаются в сделку: у сделки один жизненный цикл, а у производства, документов и сервисных заявок — свой.

Ниже — что именно настраивается, в каком порядке и где чаще всего ошибаются. Разбор короткий и по делу: я настраиваю смарт-процессы в проектах постоянно и в собственном портале держу их для договоров, переговоров и учёта клиентских лицензий.

Смарт-процесс нужен не тогда, когда «хочется ещё один раздел», а когда у объекта учёта свои стадии и своя жизнь после продажи.

Когда смарт-процесс действительно нужен

Первый вопрос перед настройкой — а точно ли это смарт-процесс. Если у сущности нет своих стадий, ей хватит поля или списка в сделке. Смарт-процесс оправдан в трёх случаях.

Три типовые ситуации, где без смарт-процесса не обойтись ↓

Документы и договорыДоговор живёт дольше сделки: подписание, приложения, продления. У него свои стадии и свой номер.
Производство и объектыПосле продажи начинается монтаж, разработка или отгрузка — второй контур со своим канбаном и ответственными.
Повторяющийся учётЛицензии, абонентские периоды, сервисные заявки: одна компания — много записей с датами окончания.

Что настраивается в смарт-процессе: пять шагов

Порядок важен: если начать с роботов, а не со стадий, переделывать придётся всё. Настройка идёт от структуры к автоматизации, а не наоборот.

  1. Создать процесс и решить, нужен ли ему канбан. В разделе CRM → Настройки → Смарт-процессы включаются воронки, стадии, использование в карточках других разделов и нумерация. Если у объекта нет стадий — оставляйте только список.
  2. Собрать поля. Только те, по которым вы будете искать, фильтровать и отчитываться. Даты окончания, суммы, ответственный, ссылки на компанию и сделку. Пустые поля никто не заполняет — их лучше не создавать.
  3. Настроить стадии. Стадия — это состояние, а не задача: «на согласовании», «подписан», «просрочен». Стадий обычно 4–7; если их больше десяти, часть из них на самом деле поля.
  4. Связать со сделкой и компанией. Связь настраивается полем типа «Привязка к элементу CRM» или родительской сущностью — об этом ниже, это главный пункт.
  5. Добавить автоматизацию. Роботы на стадиях: задача ответственному, уведомление, смена стадии по дате, создание элемента при переходе сделки в нужный статус. Автоматизация ставится последней — на уже проверенную структуру.
Не уверены, что вам нужен отдельный смарт-процесс? Покажу на вашем портале за 20 минут — бесплатно
Получить разбор →

Связь со сделкой — то, на чём чаще всего ломается

Смарт-процесс без связи со сделкой превращается в отдельную базу, которую никто не открывает. Связь настраивается один раз и дальше даёт всё остальное: элементы видны прямо в карточке сделки, отчёты собираются по компании, а роботы сделки умеют создавать элементы сами.

Практическое правило: у каждого элемента должен быть родитель — сделка, компания или оба. У документов и производственных карточек родитель — сделка. У лицензий и абонентских периодов — компания: сделок за годы много, а клиент один, и искать нужно по клиенту.

Там, где смарт-процессы должны запускаться и закрываться сами, помогает настройка автоматизации бизнес-процессов: сделка уходит в производство — элемент создаётся с заполненными полями и назначенным ответственным, без ручного копирования.

Права доступа: кто что видит

У смарт-процессов собственная матрица прав, не наследующая права сделок. Если её пропустить, получается одна из двух крайностей: либо процесс видят все и правят кто во что горазд, либо его не видит никто, кроме администратора. Настраивайте роли сразу после стадий — по принципу «видит свои, читает чужие, меняет стадию только ответственный».

Частые ошибки при настройке

Четыре ошибки, из-за которых смарт-процесс потом переделывают ↓

Смарт-процесс вместо воронкиЕсли это тот же цикл продажи с другими стадиями — нужна вторая воронка сделок, а не новый процесс. Иначе аналитика продаж разъезжается по двум разделам.
Десятки полей «на будущее»Поля, которые не участвуют в фильтрах и отчётах, остаются пустыми и мешают работать в карточке.
Нет связи с клиентомЭлементы без привязки к компании и сделке не попадают в историю клиента — через полгода никто не понимает, к чему они относятся.
Роботы раньше структурыАвтоматизация, навешанная на стадии, которые ещё переедут, потом отваливается молча — и никто об этом не узнаёт.

Сколько занимает настройка

Один смарт-процесс средней сложности — поля, стадии, связи, права и базовые роботы — это работа в пределах нескольких часов, если процесс на берегу описан. Основное время уходит не на настройку, а на решение, что именно считать элементом учёта. Сложность растёт, когда процессов несколько и они связаны между собой: тогда сначала рисуется схема связей, а потом всё собирается в портале.

Состав работ и цены по внедрению Битрикс24 — в открытом калькуляторе сметы. Если смарт-процессы нужны как часть более крупной перестройки портала — смотрите статью о настройке Битрикс24 целиком.

⚡ Бесплатный экспресс-разбор

Посмотрим ваш портал вместе

За 20–30 минут разберём, что вынести в смарт-процессы, что оставить в сделках и как связать это с производством. Без отдела продаж — говорите с тем, кто настраивает руками.

Записаться на разбор →

Итог: смарт-процесс — это не «ещё один раздел», а второй контур учёта. Настраивается он в том же порядке, что и любая часть CRM: сначала решение, что считаем объектом, потом стадии и поля, потом связи и права, и только в конце — роботы.