Настройка списков в Битрикс24 — это создание собственных справочников и реестров прямо внутри портала: договоры, оборудование, объекты, заявки на закупку, реестр поставщиков. Всё, что сейчас живёт в отдельных Excel-файлах и теряется при передаче дел, переезжает в портал и становится доступно с правами, историей и поиском.
Разберём порядок действий, типы полей, права доступа и главный вопрос — когда список не подходит и нужен смарт-процесс.
Список — это таблица с правами и историей. Как только у записи появляются стадии и ответственный за движение — это уже не список.
Что такое списки в Битрикс24
Списки (их ещё называют универсальными списками) — конструктор простых таблиц. Вы сами задаёте, какие колонки в них будут, кто имеет право читать и редактировать записи, и по каким полям фильтровать. Никакого программирования — всё собирается из интерфейса.
Где искать: в облаке списки живут внутри рабочих групп и проектов (вкладка «Списки»), в коробочной версии это отдельный раздел портала. Инструмент доступен не на всех тарифах — если пункта в меню нет, дело обычно в тарифе, а не в правах.
Вот три типовые задачи, под которые списки заводят чаще всего ↓
Настройка списка: пять шагов
- Создайте список. Название во множественном числе («Договоры», «Объекты»), описание — зачем он и кто ведёт. Название видно всем, поэтому не «Список 1».
- Задайте поля. Начните с минимума: то, по чему будете искать и фильтровать. Лишние поля никто не заполняет, а список без заполненных полей бесполезен.
- Настройте права. Кто читает, кто добавляет, кто редактирует чужие записи, кто администрирует список. Права даются группам пользователей и отделам, а не персонально каждому.
- Соберите представление. Выведите в таблицу 5–7 колонок, по которым список читают глазами, и сохраните фильтры («Просроченные», «Мои», «На этот месяц»).
- При необходимости — бизнес-процесс. К элементам списка подключается согласование: заявка уходит руководителю, после утверждения меняет статус и уведомляет инициатора.
После настройки список нужно наполнить. Если данные уже лежат в Excel, не заставляйте сотрудников перебивать их руками: приведите файл к колонкам списка и загрузите импортом. Это же правило действует и дальше — как только справочник начинают вести в двух местах, портал проигрывает файлу, потому что в файле «быстрее».
Какие поля выбрать
Тип поля определяет, что потом можно будет отфильтровать и посчитать. Самые ходовые ↓
| Тип поля | Для чего брать |
|---|---|
| Строка | Номер договора, адрес, комментарий. Не использовать там, где нужен выбор из вариантов. |
| Список значений | Статус, категория, тип объекта. Даёт чистую аналитику вместо разнобоя в написании. |
| Дата | Срок действия, дата поставки. Только по дате получится сделать фильтр «истекает в этом месяце». |
| Число | Сумма, количество, площадь. Суммируется в представлении. |
| Привязка к сотруднику | Ответственный за запись. Отсюда берутся уведомления и фильтр «мои». |
| Привязка к CRM | Связь записи со сделкой, компанией или контактом — чтобы не дублировать клиентскую базу. |
| Файл | Скан договора, акт, фото объекта. Файл живёт в записи, а не в переписке. |
Список или смарт-процесс
Это главная развилка. Список — для записей, которые просто лежат и обновляются. Смарт-процесс — для записей, которые движутся по стадиям и живут рядом со сделкой.
| Ситуация | Что брать |
|---|---|
| Справочник объектов или поставщиков | Список |
| Реестр договоров с файлами и сроками | Список |
| Запись проходит стадии и её ведёт ответственный | Смарт-процесс |
| Нужна воронка, канбан и отчёты по этапам | Смарт-процесс |
| Запись должна быть привязана к сделке и открываться из её карточки | Смарт-процесс |
Ошибиться здесь дорого: переносить накопленные записи из списка в смарт-процесс придётся вручную или выгрузкой. Логика процессов подробнее разобрана в статье о бизнес-процессах Битрикс24.
Частые ошибки при настройке
И последнее: у списка должен быть хозяин. Справочник без ответственного за его чистоту через полгода превращается в свалку дублей — с тремя вариантами написания одного поставщика и записями, которые никто не решается удалить. Назначьте того, кто раз в месяц просматривает список, и заложите это в регламент.
Собрать справочники и реестры за один подход
Разберём, что у вас живёт в Excel, что должно стать списком, а что — смарт-процессом с воронкой, и настроим это в портале. Смета считается по составу работ в открытом калькуляторе.
Автоматизация процессов в Битрикс24