Настройки портала Битрикс24 — первое, что стоит пройти администратору до того, как в систему зайдёт команда. Сложного здесь ничего нет, но ошибка в одной галочке потом тихо портит сроки задач, отчёты и доступ к данным: роботы срабатывают ночью, приглашения рассылает кто угодно, а вход защищён одним паролем.

Разбираю, где находится этот раздел, какие настройки в нём действительно важны руководителю и что проверить за десять минут. Про внедрение целиком — воронки, роли, интеграции — есть отдельный материал о настройке Битрикс24. Здесь только сам раздел настроек.

Сотрудники не видят настройки портала, но каждый из них работает внутри того, что там выставлено.

Где находятся настройки портала

Раздел доступен только администраторам. В облачном Битрикс24 он открывается из левого меню: «Настройки» → «Настройки портала». В новой версии интерфейса настройки разбиты на вкладки. Названия вкладок от обновления к обновлению меняются, а сами группы остаются теми же. В коробочной версии часть параметров живёт ещё и в административной панели сервера.

Если пункта нет в меню — у вас нет прав администратора. Заодно проверьте, кто вообще администрирует портал: часто это человек, который создал его несколько лет назад и давно не работает в компании.

Что настраивается: шесть групп

Вот из чего состоит раздел, если смотреть глазами руководителя, а не по названиям вкладок ↓

КомпанияНазвание, логотип, адрес портала — то, что видят сотрудники и партнёры.
ВремяЧасовой пояс, рабочие дни и праздники. От них считаются сроки и роботы.
СотрудникиКто может приглашать людей, регистрация по ссылке, экстранет для внешних.
БезопасностьДвухэтапная авторизация и ограничения входа.
КоммуникацииКто пишет в общий чат и в ленту «для всех».
АдминистраторыКто может менять всё перечисленное выше.

Часовой пояс и рабочее время: самая дорогая ошибка

Эта группа выглядит формальной, но на ней держится вся автоматизация. Роботы «в рабочее время», сроки задач и контроль просрочек считаются по расписанию из настроек портала. Если там стоит чужой часовой пояс или не отмечены праздники, напоминание клиенту уходит в выходной, а задача оказывается «просроченной» у менеджера, который ещё не начал рабочий день.

Для компаний с филиалами в разных городах важен второй уровень: у сотрудника в профиле может стоять свой часовой пояс, если это разрешено. Проверьте оба уровня у тех, кто работает не по времени головного офиса.

Сотрудники и приглашения

Во многих порталах приглашать новых людей может любой сотрудник. Для команды из пяти человек это удобно, для компании с клиентской базой — нет: в портал без ведома руководителя попадают подрядчики, стажёры и «временные» помощники с доступом к общим чатам и диску.

Оставьте право приглашать администраторам и руководителям отделов, а внешних людей заводите через экстранет. Это отдельная зона: подрядчик видит только свою рабочую группу, а не всю компанию.

Безопасность входа

Минимум, который стоит включить сразу, — двухэтапная авторизация: вход по паролю плюс код из приложения на телефоне. Её можно сделать обязательной для всех или для отдельных групп. Начните хотя бы с администраторов и тех, кто видит всю базу клиентов. На старших тарифах добавляются ограничения доступа, например по IP-адресам офиса.

Права на сами данные — кто видит какие сделки и может ли выгрузить базу — задаются не здесь, а в ролях CRM. Это разобрано в материале о настройке прав доступа.

Портал давно никто не администрирует?
Передать на сопровождение →

Чек-лист на десять минут

Пройдите по разделу с этим списком ↓

  1. Название и логотип актуальны. Их видят сотрудники, партнёры в экстранете и новые люди при первом входе.
  2. Часовой пояс совпадает с головным офисом. Проверьте и профили сотрудников из других городов.
  3. Рабочее время и праздники соответствуют графику. По ним считаются сроки задач и роботы «в рабочее время».
  4. Приглашать людей могут только те, кому это нужно. Внешние участники заходят через экстранет.
  5. Двухэтапная авторизация включена хотя бы для администраторов и тех, кто видит всю базу.
  6. Администраторов двое-трое, и вы знаете каждого по имени.
Первый шаг

Разбор портала за 20–30 минут

Посмотрю настройки вашего Битрикс24: время и роботов, приглашения, безопасность, администраторов и права. Скажу, что поправить в первую очередь. Без отдела продаж — говорите с тем, кто делает проекты руками.

Записаться на разбор →

Итог: настройки портала Битрикс24 проходят один раз, а потом вспоминают о них только при сбоях. Проверьте время, приглашения, безопасность и список администраторов до того, как в портал зайдёт команда — тогда роботы сработают вовремя, а база не уйдёт вместе с чужой учётной записью. Технические детали по версиям описаны в справке Битрикс24. Если портал запускается с нуля, смету работ можно прикинуть в калькуляторе внедрения.