Подбор персонала в Битрикс24: воронка кандидатов, рекрутинг и CRM для кадрового агентства

Подбор персонала в Битрикс24 строится так же, как продажи: кандидат — это карточка, вакансия — воронка, этапы отбора — стадии. Отклики с сайта и работных площадок падают в систему сами, рекрутер видит, кто на каком шаге, а руководитель — сколько кандидатов нужно, чтобы закрыть одну вакансию. Подходит и для своего HR, и для кадрового агентства.

Пока подбор живёт в почте, Excel и личных мессенджерах рекрутера, у компании нет ни истории кандидатов, ни понимания, где теряются люди. Ушёл рекрутер — ушла база. Кандидат откликнулся повторно через год — никто не помнит, что ему уже отказывали и почему. Битрикс24 закрывает это без отдельной HR-системы, если правильно разложить сущности.

Как устроить подбор персонала в Битрикс24

Ключевое решение — что будет карточкой кандидата. В Битрикс24 для этого есть три варианта, и выбор зависит от объёма и от того, ведёте ли вы подбор для себя или для клиентов.

Для большинства компаний правильный выбор — смарт-процесс. Он не смешивает кандидатов с клиентами в отчётах по продажам, у него свои стадии, свои поля (позиция, ожидания по зарплате, опыт, источник, резюме) и свои права доступа: менеджеры по продажам не видят анкеты кандидатов, а рекрутер не видит сделки. Как создать такую сущность, показано в статье о настройке смарт-процессов, а как разграничить доступ — в материале о правах доступа в смарт-процессах.

Какие поля нужны в карточке кандидата

Поля — это то, по чему вы принимаете решения и строите отчёты. Всё остальное можно хранить в резюме-файле. Перегруженная карточка с тридцатью полями приводит к тому, что рекрутеры перестают её заполнять.

Причину отказа и источник делайте списком, а не текстовым полем: по свободному тексту отчёт не построишь, а «не подошёл», «не подходит» и «неподходящий» превратятся в три разные причины.

Воронка кандидатов: стадии отбора

Стадии воронки должны повторять ваш реальный отбор, а не учебник. Каждая стадия — это действие, после которого понятно, идём дальше или нет.

Типовая воронка подбора ↓

Отдельно — финальные стадии отказа с причиной: «не подошёл по опыту», «не устроила зарплата», «отказался сам», «не вышел на связь», «не прошёл испытательный срок». Причины отказа — это главный источник выводов: если половина кандидатов отваливается на зарплате, проблема не в рекрутере, а в предложении.

Удобный приём — кадровый резерв как отдельная стадия или признак. Кандидат подошёл, но вакансия закрыта другим — не теряйте его, при следующем открытии позиции резерв проверяется первым.

Рекрутинг в Битрикс24: откуда приходят кандидаты

Чтобы воронка работала, отклики должны попадать в систему без ручного копирования. Основные источники и способы их подключить:

С работными площадками внимательнее всего: готовые приложения в Маркетплейсе Битрикс24 есть, но условия у них разные — что-то платное, что-то тянет только отклики без резюме, что-то требует доступа к платному API площадки. Прежде чем строить процесс, проверьте конкретное приложение на тестовой вакансии. Форма отклика на сайте настраивается как обычная CRM-форма — об этом в статье о формах обратной связи Битрикс.

Важно про персональные данные. Резюме — это персональные данные, и на их обработку по 152-ФЗ нужно согласие кандидата. В форме отклика на сайте поставьте чекбокс согласия, а в регламенте пропишите, сколько хранятся анкеты тех, кого не взяли.

Автоматизация рутины рекрутера

Рекрутер тратит много времени на одинаковые действия: подтвердить получение отклика, назначить собеседование, напомнить кандидату о встрече, сообщить об отказе. Почти всё это делают роботы на стадиях воронки.

1. Ответ на отклик. Кандидат попал в стадию «Отклик» — ему уходит сообщение, что резюме получено и когда ждать ответа.
2. Задача на скрининг. Рекрутеру ставится задача позвонить в течение заданного срока — отклики не лежат неделями.
3. Напоминание о собеседовании. Накануне встречи кандидату — сообщение с адресом и временем, интервьюеру — уведомление.
4. Корректный отказ. При переводе в стадию отказа — вежливое сообщение кандидату. Это бережёт репутацию работодателя.
5. Выход на работу. На стадии «Выход» — задачи на оформление, доступы и наставника для новичка.

Как настраиваются такие правила, разобрано в статье о роботах Битрикс24. Если подбор идёт для отдела продаж, продолжение — в материале как быстро ввести нового менеджера в CRM: подбор заканчивается не оффером, а первыми результатами человека.

CRM для кадрового агентства на Битрикс24

У агентства задача сложнее, чем у внутреннего HR: здесь две воронки, которые связаны между собой. Первая — продажи: компания-заказчик, заявка на подбор, договор, оплата. Вторая — сам подбор кандидатов под эту заявку.

Как связать продажи и подбор в агентстве ↓

Такая схема даёт агентству то, ради чего вообще внедряется CRM: в карточке сделки видно, сколько кандидатов в работе по заказу, на каком этапе каждый и когда ждать результата. Гарантийный срок можно контролировать роботом: дата выхода кандидата в карточке, задача менеджеру связаться с заказчиком перед окончанием гарантии. А база кандидатов остаётся у агентства, а не у конкретного рекрутера.

Если агентство берёт оплату частями — аванс при старте, остаток при выходе кандидата — это тоже стадии сделки и счета, привязанные к ней. Связать CRM с бухгалтерией и документами помогает услуга интеграций и данных.

Какие отчёты нужны по подбору

Отчёты по подбору строятся на тех же принципах, что и по продажам. Минимальный набор, который отвечает на вопросы руководителя:

Самый недооценённый отчёт — источники тех, кто реально вышел на работу, а не всех откликов. Площадка может давать много откликов и мало выходов, а рекомендации — наоборот. Без CRM этого не видно, и бюджет на размещение вакансий тратится вслепую.

После оффера: адаптация в той же системе

Подбор не заканчивается в день выхода. Самый дорогой сценарий — человек вышел, а через месяц ушёл, и вакансия открывается заново. Поэтому стадия «Выход на работу» — это не финал, а старт адаптации, и её удобно вести там же, в Битрикс24.

На выходе сотрудника робот может создать набор задач: подготовить рабочее место и доступы, назначить наставника, провести встречу через неделю и через месяц, собрать обратную связь от руководителя к концу испытательного срока. Шаблоны задач для адаптации делаются один раз и запускаются для каждого нового человека — это экономит время HR и не зависит от того, кто сегодня в отпуске.

Если по итогам испытательного срока сотрудник не остался, отметьте это причиной в карточке кандидата. Через полгода станет видно, из каких источников и после каких собеседований люди задерживаются, а после каких — уходят в первый месяц. Это лучший способ улучшать сам отбор, а не только скорость закрытия вакансий.

С чего начать подбор в Битрикс24

Чтобы не утонуть в настройках, идите от простого к сложному.

1. Опишите отбор как есть. Какие шаги проходит кандидат, кто принимает решение на каждом, какие данные нужны.
2. Создайте смарт-процесс и стадии. Поля — только те, по которым принимаете решения или строите отчёты.
3. Подключите один источник. Форму на сайте или одну работную площадку — и убедитесь, что отклики приходят целиком.
4. Настройте роботов. Ответ на отклик, задача рекрутеру, напоминание о собеседовании, отказ.
5. Через месяц — отчёты. Конверсия по стадиям и причины отказов покажут, что улучшать дальше.

Такой запуск занимает дни, а не месяцы, и сразу даёт главное: все кандидаты в одной базе с историей. Дальше можно подключать остальные площадки, мессенджеры и отчёты для руководителя.

Частые ошибки

Итог: подбор персонала в Битрикс24 — это смарт-процесс кандидатов со своими стадиями, полями и правами, куда отклики падают сами, а рутину делают роботы. Для кадрового агентства добавляется связка «сделка — вакансия — кандидаты», которая показывает прогресс по каждому заказу. Посчитать настройку можно на странице внедрения Битрикс24.