Контроль CRM-системы — это не проверка того, кто сколько раз зашёл в программу. Это проверка одного: показывает ли система реальную картину продаж или красивую отчётность, к которой не имеет отношения половина работы отдела. Если данные в CRM неполные, любой отчёт и любое решение по нему — угадывание.

Ниже — пять проверок, которые собственник или руководитель делает сам, без администратора и без выгрузок в Excel, и ритм, в котором их стоит повторять.

CRM врёт не потому, что настроена неправильно, а потому, что часть работы идёт мимо неё.

Что значит контроль CRM-системы

У слова два смысла, и их постоянно путают. Первый — контроль отдела продаж через CRM: кто сколько сделал, где зависли сделки. Второй — контроль самой системы: насколько тому, что в ней лежит, вообще можно верить. Второе первично: пока в CRM попадает не всё, отчёты из неё показывают не продажи, а дисциплину заполнения.

Про первый смысл есть отдельный разбор — контроль менеджеров по продажам. Здесь — о том, как проверить саму систему.

Пять проверок, которые показывают правду

Пройдите их по очереди, на каждую уходит несколько минут ↓

1. Все ли заявки в системеСверьте число заявок в CRM с сайтом, почтой и мессенджерами за неделю. Расхождение — дыра в источниках.
2. Есть ли следующий шагСделки в работе без запланированного дела со сроком. Это самая показательная цифра портала.
3. Стадии — не фикцияОткройте 5 сделок на поздних стадиях и найдите подтверждение: КП, счёт, переписку. Часто их нет.
4. Звонки и переписки внутриЕсли разговоры идут с личных телефонов, а переписка в личном WhatsApp — контролировать нечего.
5. Причины отказовПроигранные сделки с причиной «не актуально» и «пропал» — это отсутствие причины.
6. Дубли и мусорОдинаковые контакты и сделки-двойники ломают и воронку, и историю общения с клиентом.

Первую проверку делают редко, а она самая денежная. По данным исследования Callibri по промышленности и производству, 2025, 38% людей, оставивших номер в виджете обратного звонка, так и не дождались перезвона. Заявка, не попавшая в CRM, не попадёт и в отчёт: формально её не было.

Не уверены, что в вашей CRM видно всё? Посмотрим портал вместе за 30 минут.
Записаться на разбор

В каком ритме проверять

Контроль CRM-системы — это не разовый аудит, а короткий повторяющийся цикл ↓

1
Каждый деньНовые заявки без ответственного и без первого контакта, просроченные дела.
2
Каждую неделюСделки без следующего шага, движение по стадиям, выборочная сверка звонков.
3
Раз в месяцПричины отказов, дубли, поля, которые никто не заполняет, и отчёты, которые никто не открывает.

Правило простое: если ради контроля менеджер должен что-то отдельно заполнять — система построена неправильно. Данные для проверки CRM берёт сама. По данным Salesforce State of Sales, на собственно продажи у менеджера уходит лишь 28% рабочей недели; каждый дополнительный ручной отчёт отнимает часть и от этой доли.

Как я это делаю на практике

Когда контроль веду я, он устроен как еженедельный цикл по данным CRM ↓

  1. Еженедельный срез по сделкам и заявкам. Что сдвинулось, что встало, что вообще не попало в систему.
  2. Разбор зависших сделок с ответственными. Список с суммами, по каждой сделке — следующий шаг.
  3. Задачи со сроками и проверка прошлых. Новая неделя начинается с проверки того, что обещали на прошлой.
  4. Прослушивание звонков и чтение переписок. Выборочно, на этапах, где сделки теряются чаще всего.
  5. Причины отказов. Что стоит за «дорого» и «пропал» — и что из этого правится в скриптах, КП и настройках портала.

Собственнику при этом не нужно самому жить в CRM: раз в месяц он получает отчёт с цифрами и списком сделанного. Так устроено курирование отдела продаж по данным CRM. Если сначала нужно понять, сколько денег стоит в зависших сделках и почему система показывает не то, начинать стоит с аудита и архитектуры CRM.

Формализация окупается: по данным материала в Harvard Business Review, компании с формально описанным процессом продаж показали на 18% больший рост выручки. Но описанный процесс нужно чем-то мерить — и это как раз данные CRM.

Первый шаг

Бесплатный разбор портала за 30 минут

Посмотрим ваш Битрикс24 или amoCRM по видеосвязи: сколько сделок без следующего шага, что не долетает до системы и каким цифрам в ней сейчас можно верить.

Записаться на разбор →

Итог: контроль CRM-системы начинается не с отчётов, а с вопроса «всё ли сюда попадает». Пять проверок, короткий недельный ритм, разбор с задачами — и цифры в портале становятся основанием для решений, а не поводом для спора. Если проверки показали, что мимо системы идёт половина работы, дело не в дисциплине, а в настройке: состав работ и смету покажет калькулятор внедрения Битрикс24.