Регулярные задачи в Битрикс24 — это задачи, которые ставятся сами по расписанию: каждый понедельник, первого числа месяца, раз в квартал. Вы один раз описываете задачу и правило повтора, а система каждый раз создаёт новую копию с исполнителем и сроком. Вместе с напоминаниями о сроке это закрывает главную боль руководителя — «опять забыли сдать отчёт».
В любой компании есть работа, которая повторяется: еженедельный отчёт по продажам, сверка с поставщиком, оплата аренды, продление лицензий, проверка остатков на складе. Пока она держится на памяти сотрудника, она срывается ровно тогда, когда человек в отпуске, болеет или просто загружен. Регулярная задача переносит эту память из головы в систему.
Что такое регулярные задачи в Битрикс24
Регулярная (повторяющаяся) задача в Битрикс24 устроена через шаблон задачи с правилом повторения. Шаблон хранит название, описание, чек-лист, исполнителя, наблюдателей, проект и длительность. Правило повторения говорит, когда создавать новую задачу: ежедневно, еженедельно по выбранным дням, ежемесячно по числу или дню недели, ежегодно.
Каждый раз по расписанию из шаблона появляется новая, отдельная задача. Это важно: история, комментарии и файлы у каждой копии свои, поэтому видно, кто и когда сдал отчёт за конкретную неделю, а не одну бесконечную задачу, которую «то закрывают, то открывают».
Как это работает ↓
Повторяющиеся задачи доступны не на всех тарифах, а интерфейс вендор периодически обновляет. Поэтому прежде чем строить на них процесс, проверьте наличие функции на своём тарифе в сравнении тарифов Битрикс24 или в справке.
Как сделать повторяющуюся задачу в Битрикс24
Самый короткий путь — из формы обычной задачи. Создаёте задачу, заполняете её как обычно и в дополнительных параметрах включаете «Сделать задачу регулярной» (в разных версиях пункт может называться чуть иначе). После этого появляются настройки повтора.
Пошагово ↓
- Название — с периодом внутри. «Отчёт по продажам за неделю», а не «Отчёт»: в списке сразу понятно, о чём речь.
- Описание и чек-лист. Что именно сдать и где взять данные — чтобы задачу мог выполнить и сотрудник на замене.
- Исполнитель и наблюдатели. Один ответственный; руководитель — наблюдателем или постановщиком.
- Правило повторения. Например, «еженедельно, по пятницам» или «ежемесячно, 25-го числа».
- Срок выполнения. Сколько времени даётся с момента создания: например, создаётся в понедельник утром, срок — до среды 18:00.
- Дата окончания повторов. Если задача временная (сезон, проект) — укажите, когда остановиться, или число повторений.
Второй путь — через раздел шаблонов задач: там удобно держать все регулярные задачи компании в одном месте, править их и видеть, какие из них активны. Когда регулярных задач становится больше десятка, это обязательно: иначе через полгода никто не помнит, откуда приходит странная задача «Проверить склад» и кому она ещё нужна.
Примеры регулярных задач, которые стоит завести
Типовой набор для компании продаж и услуг ↓
| Задача | Повтор и срок |
|---|---|
| Отчёт по продажам за неделю | Каждый понедельник, срок — до 12:00 |
| Разбор сделок без следующего шага | Каждую пятницу, руководителю отдела |
| Сверка взаиморасчётов с поставщиками | Ежемесячно, 5-го числа |
| Выставить счета абонентам | Ежемесячно, за 5 дней до конца периода |
| Проверить остатки и сделать заказ | Каждую среду, закупщику |
| Продление доменов, лицензий, сертификатов | Ежегодно, за месяц до даты |
| Квартальная отчётность | Раз в квартал, бухгалтерии |
Обратите внимание на последние строки: продления — самое дорогое, что забывают. Истёкший домен или лицензия останавливают работу, и восстановление стоит дороже, чем сама продлёнка. Задача за месяц до даты окончания — дешёвая страховка.
Напоминание о сроке в Битрикс24
Регулярная задача решает «не забыть поставить». Вторая половина проблемы — «не забыть выполнить». Тут работают напоминания о сроке.
В каждой задаче можно добавить напоминание: себе, исполнителю или постановщику, на конкретное время или за выбранный интервал до крайнего срока. Напоминание приходит уведомлением в Битрикс24 и мобильное приложение, а при настройке уведомлений — и на почту. Если задача создана из шаблона, напоминание удобно заложить прямо в шаблон: тогда оно будет у каждой новой копии.
Три уровня контроля срока ↓
Про просрочки Битрикс24 сообщает сам: просроченные задачи подсвечиваются и попадают в счётчики у исполнителя и постановщика. А если в задаче включена приёмка результата постановщиком, исполнитель не может просто нажать «Завершить» — задача уходит на проверку. Для отчётов это полезно: «сдал» и «сдал правильно» — разные вещи.
Как выбрать срок и время создания
Частая ошибка — ставить регулярную задачу в момент, когда работа уже должна быть сделана. Задача «Отчёт за неделю» со сроком «понедельник 12:00», созданная в понедельник в 11:00, ничего не даёт: исполнитель узнаёт о ней за час. Правильно создавать задачу заранее — в пятницу или в понедельник утром — и давать разумный срок на выполнение.
Второй момент — рабочее время и выходные. Если задача создаётся ежемесячно 1-го числа, а оно выпадает на субботу, она придёт в выходной и пролежит до понедельника. Для таких задач лучше выбирать правило «первый рабочий день» или конкретный день недели, если он есть в настройках вашего портала, либо сдвигать срок с запасом.
И третий — часовой пояс. Если команда работает в разных городах, проверьте, что время создания и срок считаются в нужном поясе. Иначе у сотрудника в Новосибирске еженедельная задача будет просроченной ещё до начала его рабочего дня.
Регулярные задачи vs роботы и бизнес-процессы
Регулярная задача привязана к календарю: каждый понедельник, каждое 25-е. Но много повторяющейся работы привязано не к дате, а к событию: клиент оплатил — отгрузить, сделка перешла в «Договор» — подготовить документы, до окончания лицензии клиента 30 дней — позвонить. Это задачи для роботов CRM и бизнес-процессов.
| Ситуация | Чем закрывать |
|---|---|
| Работа по расписанию, не зависит от клиента | Регулярная задача из шаблона |
| Работа после события в сделке | Робот на стадии воронки |
| Срок считается от даты в карточке | Робот с отсрочкой от поля даты |
| Цепочка согласований с ветками | Бизнес-процесс |
Пример из практики сопровождения: продления лицензий клиентов нельзя вести одной регулярной задачей «проверить продления» — у каждого клиента своя дата. Правильнее хранить дату окончания в карточке, а робот поставит задачу за нужное число дней до неё. Как такие правила настраиваются, разобрано в статье о роботах Битрикс24, а когда без бизнес-процесса не обойтись — в материале про бизнес-процессы в Битрикс24.
Как руководителю контролировать регулярную работу
Когда регулярные задачи заведены, у руководителя появляется то, чего раньше не было, — история исполнения. Можно отфильтровать задачи по шаблону и увидеть, сколько недель подряд отчёт сдавался вовремя, а сколько — с опозданием.
Что смотреть раз в неделю ↓
Последний пункт важен: если задачу каждый раз закрывают за секунду без комментария, она либо не нужна, либо её не выполняют. В обоих случаях шаблон пора пересмотреть. Регулярные задачи хорошо работают, только пока их немного и каждая что-то значит. Базовые настройки задач — сроки, роли, представления — разобраны в статье о задачах в Битрикс24.
Регулярные задачи в проектах и группах
Повторяющуюся задачу можно привязать к проекту или рабочей группе. Тогда каждая новая копия сразу попадает туда, где работает команда: в канбан проекта, в его сроки и отчёты. Это удобно для отделов, у которых есть свой ритм: еженедельная планёрка продаж, ежемесячное закрытие периода у бухгалтерии, ежедневная проверка заявок у поддержки.
Хорошая практика — держать отдельную группу «Регламентные работы» или прописывать регулярность в названии проекта отдела. Тогда руководитель видит всю повторяющуюся работу одним списком и может сравнить её с тем, что прописано в регламентах. Часто выясняется, что половина регламента живёт только на бумаге, а половина реальной рутины нигде не записана.
Если повторяющаяся работа состоит из нескольких шагов разных людей — например, менеджер собирает данные, аналитик сводит, руководитель утверждает, — не пытайтесь закрыть её одной задачей с огромным чек-листом. Лучше несколько регулярных задач с разными сроками или задача с подзадачами в шаблоне. Тогда видно, на каком шаге застряло, и не приходится выяснять это в чате.
С чего начать: план на одну неделю
Не нужно сразу переводить всю рутину в шаблоны. Начните с того, что срывается чаще всего и стоит дороже всего.
- День 1. Список. Попросите руководителей отделов выписать повторяющуюся работу: что, как часто, кто делает, что будет, если забыть.
- День 2. Отбор. Оставьте 5–10 задач, срыв которых бьёт по деньгам или клиентам: отчёты, оплаты, продления, сверки.
- День 3. Шаблоны. Заведите их с описанием, ответственным, сроком и напоминанием.
- День 4. События. То, что зависит не от календаря, а от сделки или даты в карточке, отдайте роботам.
- День 5. Проверка. Через месяц посмотрите историю исполнения и уберите шаблоны, которые никому не нужны.
Такой порядок даёт быстрый результат и не превращает задачи в спам. Сотрудники быстро перестают читать уведомления, если их слишком много, поэтому каждая регулярная задача должна быть оправдана — лучше десять важных, чем пятьдесят «на всякий случай».
Частые ошибки
Ещё одна частая ошибка — уволенный или переведённый исполнитель в шаблоне. Шаблон продолжает работать, а задачи падают человеку, которого уже нет в процессе. При кадровых изменениях проверяйте список шаблонов так же, как передаёте сделки.
Регулярная работа без напоминаний «на словах»
Разберу, что у вас повторяется, заведу шаблоны, напоминания и роботов по датам, а дальше схема может жить на сопровождении Битрикс24: шаблоны обновляются вместе с командой.
Автоматизация процессов →Итог: регулярные задачи в Битрикс24 снимают с людей обязанность помнить. Шаблон с правилом повторения ставит задачу сам, напоминание о сроке и приёмка результата не дают её молча пропустить, а роботы закрывают ту повторяющуюся работу, которая зависит не от календаря, а от событий в сделке. Если хотите собрать это под вашу компанию целиком, посмотрите внедрение Битрикс24.