Фирма автоматизации бизнеса: как выбрать подрядчика и не переплатить

Фирма автоматизации бизнеса — это подрядчик, который переводит процессы компании в программы так, чтобы люди меньше делали руками, а руководитель видел цифры. Обычно это выглядит так: фирма разбирает, как у вас идут заявки, продажи, заказы и оплаты, подбирает систему — чаще всего CRM вроде Битрикс24 или amoCRM, — настраивает её, связывает с 1С, сайтом и телефонией, обучает сотрудников и поддерживает систему после запуска.

Подрядчиков на рынке много, и они очень разные. Ниже — какие бывают фирмы, что входит в их работу, как выбрать свою и как не переплатить.

Чем занимается фирма автоматизации бизнеса

Список работ у разных подрядчиков называется по-разному, но по сути состоит из одних и тех же блоков.

Что входит в полный цикл ↓

Не каждая фирма делает всё. Самое частое упущение — аудит и проектирование: подрядчик сразу начинает «настраивать», и через пару месяцев оказывается, что воронка не совпадает с тем, как реально продают менеджеры. Подробнее о том, что вообще можно отдать подрядчику, — в материале про услуги автоматизации бизнеса.

Какие бывают фирмы автоматизации

Под словами «фирма автоматизации бизнеса» скрываются подрядчики с разной специализацией. Выбирать стоит не «лучшего», а подходящего под вашу задачу.

Для малого и среднего бизнеса, где главное — заявки, продажи и контроль менеджеров, чаще всего подходит интегратор CRM. Если подрядчик предлагает разработать «свою систему с нуля» там, где хватает готовой CRM, — это повод насторожиться: разработка дороже, дольше и привязывает вас к одной команде.

Что фирма должна спросить у вас на первой встрече

По вопросам подрядчика хорошо видно, как он работает. Хорошая фирма автоматизации на первом разговоре интересуется процессом, а не тарифом:

• откуда приходят клиенты и сколько заявок в месяц;
• какие этапы проходит сделка от заявки до оплаты;
• кто за что отвечает и где сейчас чаще всего что-то теряется;
• какие системы уже есть: 1С, МойСклад, сайт, телефония, мессенджеры;
• какие цифры руководитель хочет видеть каждую неделю.

Если первая встреча сводится к выбору тарифа и списку функций — перед вами продавец лицензий, а не фирма автоматизации. Лицензия нужна, но она не решает, как будут работать ваши менеджеры.

Какие вопросы задать фирме до договора

Чтобы сравнить нескольких подрядчиков, задайте им одинаковые вопросы и сравните ответы:

1. С чего начнёте работу? Хороший ответ — с разбора процессов и схемы, а не «сразу с настройки».
2. Что я получу на выходе каждого этапа? Документ с архитектурой, настроенная воронка, проведённое обучение — что-то, что можно проверить.
3. Как вы считаете стоимость? Фиксированный пакет, часы или смета по этапам — главное, чтобы было понятно, за что платите.
4. Кто будет работать над проектом? Тот, с кем вы говорите, или передадут другому специалисту.
5. Что будет после запуска? Кто правит ошибки, сколько стоит сопровождение, как быстро реагируют.
6. Можно ли посмотреть похожие проекты? Кейсы с описанием задачи и результата, а не только логотипы клиентов.

Как проверить фирму автоматизации

Слова на сайте проверить сложно, поэтому смотрите на то, что подтверждается снаружи.

Партнёрский статус

Если фирма внедряет Битрикс24, её можно найти в каталоге партнёров Битрикс24. Статус партнёра сам по себе не гарантирует качество, но показывает, что компания работает с продуктом официально и имеет доступ к поддержке вендора. Подробнее — в статье кто такой партнёр Битрикс24.

Кейсы с цифрами и методикой

Хороший кейс отвечает на три вопроса: что было, что сделали, что изменилось и как это измеряли. Кейс без исходной ситуации — это реклама, а не опыт. Посмотрите, похожи ли задачи из кейсов на вашу: отрасль, размер отдела продаж, набор систем.

Отзывы

Отзывы на независимых площадках, например в Яндекс Картах или Яндекс Бизнесе, полезны, если в них описана конкретная работа. Короткое «всё отлично» мало что говорит.

Пробный этап

Самая надёжная проверка — небольшой первый этап: аудит или быстрый старт. Вы видите, как фирма работает, ещё до большого бюджета, а результат этапа остаётся у вас при любом исходе.

Как устроена работа: этапы проекта

Типичный путь проекта ↓

Ключевое слово — «по этапам». Каждый этап должен давать работающий результат, а не промежуточный документ. После второго шага менеджеры уже работают в CRM и заявки не теряются, после третьего руководитель получает отчёты и связку с учётом. Подробно этапы описаны на странице автоматизации бизнес-процессов.

Своя команда или внешняя фирма

Иногда собственник решает не искать подрядчика, а нанять своего специалиста или поручить CRM «продвинутому» менеджеру. Оба пути рабочие, но подходят для разных ситуаций.

Свой специалист оправдан, когда система уже работает и нужно постоянно её развивать: добавлять поля, отчёты, роботов, обучать новых сотрудников. Но запускать автоматизацию с нуля одному человеку тяжело: ему не хватает опыта разных проектов, а ошибки в архитектуре потом дорого переделывать. Подробнее о такой роли — в статье про специалиста по автоматизации бизнеса.

Внешняя фирма выгоднее на старте: она приносит готовые решения из других проектов, знает типичные ошибки и делает проект быстрее. Частая и удачная схема — фирма проектирует и запускает систему, а затем передаёт её внутреннему ответственному и остаётся на сопровождении для сложных доработок.

Как подготовиться к разговору с фирмой

Чем лучше вы подготовитесь, тем точнее будут оценки подрядчиков и тем проще их сравнить. Перед первой встречей соберите:

• список каналов, откуда приходят клиенты, и примерное число заявок в месяц;
• этапы сделки так, как их понимаете вы, — хотя бы списком;
• перечень систем, которые уже есть, и что в них ведётся;
• три главные проблемы, которые хотите решить в первую очередь;
• число сотрудников, которые будут работать в системе.

Не нужно готовить подробное техническое задание: его составляют вместе с фирмой на этапе проектирования. От вас нужно понимание бизнеса, а не знание CRM.

Сколько стоят услуги фирмы автоматизации

Цены на рынке сильно разнятся, потому что фирмы считают по-разному: фиксированными пакетами, по часам или сметой на проект. Чтобы сравнивать честно, просите разбивку по этапам и результатам.

Ориентиры по нашему прайсу:

• быстрый старт — заявки, клиенты, воронка, телефония и мессенджеры — от 23 500 ₽;
• интеграция CRM с 1С или МойСклад — от 79 900 ₽;
• интеграция с Wildberries или Ozon — от 47 000 ₽;
• сопровождение — пакеты 14 100, 32 900 и 47 000 ₽ в месяц;
• работы сверх пакетов — 4 700 ₽ в час.

Под свой набор задач бюджет можно прикинуть в калькуляторе внедрения Битрикс24. Слишком низкая цена за «внедрение под ключ» обычно означает, что в неё не вошли аудит, интеграции и обучение — они всплывут позже отдельными счетами.

Что зафиксировать в договоре

Договор с фирмой автоматизации защищает обе стороны, если в нём описан результат, а не только «оказание услуг». Проверьте, что в нём есть:

• перечень работ по этапам и что считается результатом каждого этапа;
• порядок приёмки: кто и как подтверждает, что этап выполнен;
• сроки и что происходит, если они сдвигаются по вине любой из сторон;
• доступы: администраторские права на портал CRM должны оставаться у вашей компании;
• условия сопровождения после запуска: объём, стоимость, время реакции.

Отдельно обратите внимание на доступы. Портал, лицензия и данные должны принадлежать вам, а не подрядчику — тогда при смене фирмы вы ничего не теряете.

Красные флаги: когда фирма вам не подходит

Ещё один флаг — фирма не задаёт вопросов о ваших сотрудниках. Систему запускают не для директора, а для менеджеров, которые будут в ней работать каждый день. Если подрядчик не спрашивает, как их обучать и кто будет следить за дисциплиной, внедрение рискует остаться «программой для отчётов».

Что фирма автоматизации не сделает за вас

Даже лучший подрядчик не решит всё сам. Со стороны компании нужны три вещи: ответственный, который принимает решения по процессу; время сотрудников на интервью и обучение; готовность руководителя первое время проверять работу в системе. Без этого самая аккуратная настройка превращается в пустую CRM, которую никто не заполняет.

Хорошая новость в том, что эти затраты разовые: через несколько недель работы в системе она становится привычной, и контроль занимает минуты, а не часы.

После запуска: сопровождение и развитие

Автоматизация не заканчивается в день запуска. Появляются новые каналы заявок, меняются продукты, растёт отдел — система должна меняться вместе с бизнесом. Поэтому выбирайте фирму, которая готова остаться рядом: на сопровождении она правит ошибки, добавляет отчёты и бизнес-процессы, подключает новые интеграции. Как система растёт вместе с компанией — в статье про развитие CRM-систем.

Итог

Фирма автоматизации бизнеса — это не продавец программ, а подрядчик, который разбирает процессы, настраивает систему, связывает её с учётом, обучает людей и сопровождает после запуска. Выбирайте по тому, как фирма начинает работу: с вопросов о процессе, с понятных этапов и с результата, который можно проверить. Начните с небольшого первого этапа — он покажет, сработаетесь ли вы, до того, как вы вложите основной бюджет.