Действия бизнес-процессов Битрикс24 — это кирпичики, из которых собирается шаблон процесса в конструкторе: отправить на согласование, уведомить сотрудника, проверить условие, изменить поле, поставить задачу. Процесс — это просто цепочка действий с развилками, и от того, какие действия выбраны, зависит, будет ли он работать без ручного вмешательства.
Ниже — какие действия бывают, как выбрать нужное под задачу и на чём чаще всего ломаются шаблоны. Если вы ещё не открывали сам редактор, начните со статьи про конструктор бизнес-процессов Битрикс24.
Где находятся действия
Действия лежат на панели справа в конструкторе шаблона и разложены по группам. Нужное действие перетаскивается в схему, после чего открываются его настройки: кому, что, при каком условии. Состав групп немного отличается в облаке и коробке и зависит от того, для чего собирается процесс — для CRM, списков или документов на диске. Если действия из статьи нет в вашей панели, проверьте тип документа, а не версию портала.
Какие действия бывают
Все действия удобно делить по назначению — так проще найти нужное ↓
| Группа | Примеры действий | Для чего |
|---|---|---|
| Документооборот | Утверждение документа, ознакомление, запрос дополнительной информации, опрос | Согласования и сбор ответов от людей |
| Уведомления | Уведомление пользователя, почтовое сообщение | Сообщить сотруднику или клиенту о событии |
| Конструкции | Условие, параллельное выполнение, цикл, пауза в выполнении | Логика: развилки, ожидание, повторы |
| Обработка документа | Изменение документа, смена статуса или стадии | Записать результат в карточку |
| Данные процесса | Изменение переменных, математические операции, запись в отчёт | Посчитать, запомнить, оставить след в журнале |
| Задачи | Создание задачи, задание сотруднику | Поручить работу с контролем срока |
| CRM | Действия, знакомые по роботам: создать дело, отправить письмо клиенту | Работа со сделкой, лидом, счётом |
Данные между действиями передаются через переменные и параметры. Как их завести и чем они отличаются, разобрано в статьях про переменные и параметры бизнес-процессов.
Как выбрать действие под задачу
Одну и ту же задачу часто можно решить разными действиями. Рабочее правило: берите самое простое, которое даёт результат и оставляет след в карточке ↓
- Нужно решение человека «да/нет» — «Утверждение документа»: у него есть результат, по которому процесс пойдёт дальше.
- Нужны данные от сотрудника — «Запрос дополнительной информации» или задание с формой, а не уведомление с просьбой ответить в чат.
- Нужно просто сообщить — уведомление. Оно ничего не ждёт и процесс не останавливает.
- Нужна работа со сроком — задача: её видно в списке задач, по ней можно спросить.
- Нужна развилка — «Условие» по полю или переменной, а не несколько отдельных процессов.
Разница между задачей и заданием — частый источник путаницы, ей посвящена отдельная статья про задание бизнес-процесса.
Пример: согласование скидки из пяти действий
Чтобы группы действий не остались абстракцией, вот типовая цепочка для сделки, где менеджер просит скидку выше допустимой ↓
Если скидка в пределах нормы, условие сразу уводит процесс в ветку «иначе» и согласование не запускается. Если руководитель отклонил, поле не меняется, а менеджер получает уведомление с комментарием. Каждое действие в цепочке отвечает ровно за одно: проверить, спросить, записать, сообщить, зафиксировать. Такой шаблон легко читать через год и легко менять, когда поменяется порог скидки.
Ошибки при сборке процесса из действий
Шаблоны ломаются не из-за сложности, а из-за мелочей ↓
Прежде чем запускать шаблон на всех, прогоните его на тестовой карточке по каждой ветке: и когда согласовали, и когда отклонили, и когда никто не ответил.
Когда стандартных действий не хватает
Для большинства задач отдела продаж хватает стандартного набора. Если нет, есть три пути: действия из приложений Маркета, собственные действия через REST-приложение и, только в коробочной версии, выполнение PHP-кода. Прежде чем идти туда, проверьте, не решается ли задача обычным роботом на стадии — это проще в поддержке. Когда процессов становится много и они завязаны друг на друга, проще отдать их проектирование специалисту: так устроена наша автоматизация бизнес-процессов, а объём настройки портала можно прикинуть в калькуляторе внедрения Битрикс24.
Разбор ваших бизнес-процессов за 30 минут
Покажите шаблон по видеосвязи: посмотрим, на каком действии он застревает, и скажем, как собрать цепочку надёжнее.
Записаться на разбор →Итог: действия бизнес-процессов Битрикс24 — это согласования, уведомления, конструкции, изменение данных и задачи. Выбирайте действие по тому, что нужно получить на выходе, закладывайте сроки и ветку «иначе» и проверяйте шаблон на тестовой карточке до запуска.