Дашборд руководителя проекта

Дашборд руководителя проекта нужен, чтобы за две минуты понять: успеваем или нет, и если нет — где именно проблема. Хороший дашборд не показывает всё подряд, а отвечает на вопросы, которые руководитель проекта задаёт каждый день. Если для ответа приходится звонить исполнителям или собирать таблицу руками, дашборда по сути нет.

Разберём, какие показатели выводить, откуда их брать и как собрать такой экран в Битрикс24.

Пять вопросов, на которые отвечает дашборд

Что руководитель проекта должен видеть без лишних кликов ↓

Какие показатели выводить на дашборд

Показатель	Зачем он руководителю проекта
Вехи: план и факт	Видно отставание до того, как сорван срок сдачи
Просроченные задачи	Список конкретных задач и ответственных, а не общее «всё в работе»
Задачи без срока и исполнителя	Такие задачи не делаются — их никто не ведёт
Загрузка команды	Сколько открытых задач у каждого, кто станет узким местом
Затраченное время	План и факт по часам — главный сигнал перерасхода бюджета
Ожидание клиента	Где проект стоит не по вашей вине, — с датой, когда это началось

Начинайте с трёх–четырёх показателей, а не с двадцати. Дашборд, на котором всё, никто не читает. Лучше добавить график, когда руководитель сам попросит, чем убрать лишний, к которому все привыкли не смотреть.

Дашборд полезен ровно настолько, насколько честно в системе ведутся задачи.

Откуда брать данные

Главное правило: цифры на дашборде должны появляться сами, из той системы, где команда и так работает. В Битрикс24 это задачи и проекты (сроки, исполнители, учёт времени), а если проект связан с продажей — сделка в CRM со своими стадиями и суммой.

• Задачи проекта — сроки, статусы, исполнители, просрочки.
• Учёт времени в задачах — сколько часов ушло против плана (как включить, описано в справке Битрикс24).
• Сделка или смарт-процесс — этап проекта, сумма, оплаты.
• Контрольные точки — вехи как задачи с датой, чтобы они попадали в отчёт.

Если учёт времени никто не ведёт, показатель «план-факт по часам» будет пустым, и это тоже результат: значит, сначала нужно договориться о правилах работы с задачами, а потом рисовать графики.

Как собрать дашборд в Битрикс24

1. Договориться о правилах. У каждой задачи есть срок и ответственный, вехи оформлены отдельными задачами, время учитывается.
2. Выбрать показатели. Три–пять штук под вопросы руководителя, без «на всякий случай».
3. Собрать отчёты. Для простых проектов хватит встроенных отчётов по задачам; для сложных — BI-конструктора, о нём мы писали в статье про BI-конструктор Битрикс24.
4. Привязать к ритму. Дашборд смотрят на еженедельной встрече по проекту — тогда цифры начинают влиять на решения.

Руководителю проекта удобно смотреть сводку и с телефона — между встречами и на объекте. Как настроить мобильную версию, чтобы нужные разделы были под рукой, разобрано в статье о настройках приложения Битрикс24. Если нужен дашборд не по проекту, а по компании в целом, посмотрите материал о дашборде руководителя.

Если проектов несколько

Когда у руководителя одновременно пять–десять проектов, дашборд по каждому в отдельности уже не спасает. Нужен сводный экран: список проектов, у каждого — светофор по срокам, число просрочек и отклонение по часам. Красные проекты открываются в детальный дашборд, зелёные можно не трогать до еженедельной встречи.

Чтобы такой свод работал, у всех проектов должны быть одинаковые правила: одинаково названные вехи, общие статусы, учёт времени у всех исполнителей. Если каждый руководитель ведёт проект по-своему, сводный отчёт превращается в ручную работу. Поэтому правила работы с задачами лучше закрепить до того, как собирать графики.

Итог: дашборд руководителя проекта — это пять ответов на одном экране, собранных из задач и CRM без ручных таблиц. Если хотите, чтобы задачи, проекты и отчёты работали как система, начните с внедрения Битрикс24 или автоматизации бизнес-процессов, в которой контрольные точки и напоминания ставятся без участия руководителя.