Автоматизация учёта продаж нужна, когда на вопрос «сколько мы продали за месяц» в компании есть три разных ответа — у менеджеров в CRM, у бухгалтера в 1С и у руководителя в таблице. Цифры расходятся не потому, что кто-то ошибся, а потому, что одну и ту же продажу вводят в разных местах по нескольку раз.
Ниже — как разделить учёт между CRM и учётной системой, что между ними передавать и какие отчёты вы получите без ручной сводки.
Что вести в CRM, а что в учётной системе
Главное правило: у каждой цифры один источник правды. CRM отвечает за то, что происходит с клиентом до денег, учётная система — за деньги, товары и документы.
Как обычно делят ответственность ↓
| Данные | CRM (Битрикс24, amoCRM) | 1С или МойСклад |
|---|
| Заявки и сделки | Ведутся здесь | Не нужны |
| Клиенты и реквизиты | Заводятся здесь | Получает из CRM |
| Счёт или заказ | Создаётся из сделки | Получает и проводит |
| Факт оплаты | Видит менеджер | Фиксируется здесь |
| Остатки и отгрузка | Видит статус | Ведутся здесь |
| Закрывающие документы | Ссылка в сделке | Формируются здесь |
Если склада и НДС нет, на старте учёт продаж можно вести целиком в CRM. Как только появляются остатки и документы, лучше сразу договориться о разделении — иначе потом придётся переносить историю.
Как связать системы без перепечатки
1
Общие справочникиОдна база клиентов и товаров, без дублей.2
Сделка → счётСчёт или заказ уходит в учёт из карточки.3
Оплата → сделкаФакт оплаты и отгрузки возвращается в CRM.
Интеграцию настраивают готовым коннектором или через REST API Битрикс24 — зависит от конфигурации 1С и того, что нужно передавать. Важнее технологии — заранее решить, что и в какую сторону ходит, чтобы менеджеры не правили в CRM то, что потом перезапишет учётная система. Как это устроено в работе, расписано на странице интеграции CRM с 1С и другими системами.
Какие отчёты появляются после автоматизации
Продажи по менеджерамСумма сделок и оплат за период.
Выручка по оплатамДеньги, которые реально пришли.
ДебиторкаКто должен и сколько дней.
Конверсия воронкиГде отваливаются сделки.
Средний чекПо клиентам, товарам, менеджерам.
Источники продажОткуда пришли клиенты, которые заплатили.
Последний отчёт — мост к маркетингу: если в сделке сохранён источник заявки, видно, какой канал приносит не звонки, а оплаты. Об этом подробно — в разборе инструментов сквозной аналитики.
Типичные ошибки
Два ввода одной продажиМенеджер в CRM, бухгалтер в 1С — цифры расходятся.
Дубли клиентовОдин клиент в трёх карточках, отчёт врёт.
Оплата не видна менеджеруЗвонки бухгалтеру вместо статуса в сделке.
Отчёт в Excel по пятницамСводку собирают руками, хотя данные уже в системе.
Первый шагСвязка CRM и учёта
Разделим ответственность систем, почистим справочники и настроим обмен сделок, счетов и оплат. Отчёты по продажам — из тех же данных.
Интеграции и данные
Итог
Автоматизация учёта продаж — это не новая программа, а порядок: каждая продажа вводится один раз, у каждой цифры один источник, а системы обмениваются данными сами. Тогда на вопрос «сколько продали» есть один ответ. Если нужно разобраться, как продажа проходит путь от заявки до оплаты целиком, посмотрите автоматизацию продажи товаров, а внедрение CRM под ваши продажи — Битрикс24.
Разберём, как у вас сейчас считаются продажи
Посмотрим, где данные о сделках и оплатах расходятся между CRM, 1С и таблицами, и скажем, что связать в первую очередь.
Интеграция CRM с 1С и МойСклад
Частые вопросы
Что такое автоматизация учёта продаж?
Это настройка, при которой данные о каждой продаже вводятся один раз — в сделке или заказе — и дальше сами попадают в счёт, отметку об оплате, документы на отгрузку и отчёты. Без перепечатки между программами и сводных таблиц вручную.
Можно ли вести учёт продаж только в CRM?
Небольшой компании на старте — да: сделки, суммы, счета и отметки об оплате можно вести в Битрикс24 или amoCRM. Но если есть склад, НДС и закрывающие документы, бухгалтерский учёт всё равно остаётся в 1С или МойСклад, и тогда системы лучше связать.
Что передаётся между CRM и 1С?
Обычно — клиенты и их реквизиты, товары и цены, счета или заказы из CRM в 1С, а обратно — факт оплаты и отгрузки. Конкретный набор определяется до настройки, чтобы не тащить в CRM лишнее.
Какие отчёты по продажам можно получить после автоматизации?
Продажи по менеджерам и периодам, выручку по оплатам, дебиторку, конверсию воронки, средний чек, продажи по источникам заявок. Они строятся в CRM из тех же данных, что вводят менеджеры, без отдельной сводки.
Сколько стоит связать CRM с 1С или МойСклад?
По моему прайсу интеграция с 1С или МойСклад — от 79 900 ₽, быстрый старт CRM — от 23 500 ₽. Итог зависит от того, сколько сущностей и в какую сторону нужно передавать.
С чего начать автоматизацию учёта продаж?
С договорённости, где источник правды для каждой цифры: сделки и воронка — в CRM, деньги и остатки — в учётной системе. Потом — единый справочник клиентов и товаров и только после этого интеграция и отчёты.
