Автоматизация бизнес процессов производства — это когда заказ сам проходит путь от заявки до отгрузки: менеджер принял, производство получило задание, снабжение — потребность в материалах, склад — команду на отгрузку, и всё это видно в одной системе. Не станки и не цех, а движение заказа и информации между отделами. Ниже — какие процессы автоматизировать первыми, на чём это собирается и где обычно спотыкаются.
Где на производстве теряется время
На большинстве производств узкое место не в цеху, а между отделами. Менеджер продал, но производство узнаёт о заказе из устного разговора или файла в мессенджере. Технолог уточняет параметры по телефону, снабжение узнаёт о нехватке материала, когда заказ уже в работе, а клиент звонит менеджеру с вопросом «где мой заказ», и тот идёт в цех выяснять.
Каждая такая передача — это задержка и риск ошибки. Автоматизация убирает ручные передачи: информация идёт по заказу сама, а у каждого отдела есть своя очередь работ.
Какие процессы автоматизировать в первую очередь
Сквозной путь заказа на производстве ↓
| Процесс | Как без автоматизации | Как с автоматизацией |
|---|---|---|
| Приём заказа | Заявки в почте и мессенджерах, часть теряется | Все каналы падают в CRM, у каждой заявки есть ответственный |
| Расчёт и согласование | Технолог считает по запросу в чате | Задача на расчёт ставится роботом со сроком |
| Передача в производство | Файл или бумажный бланк | Карточка заказа с параметрами и файлами, своя стадия в цеху |
| Снабжение | Нехватку узнают в процессе | Потребность в материалах создаётся при запуске заказа |
| Статус для клиента | Менеджер идёт в цех узнавать | Статус виден в карточке, уведомление уходит при смене стадии |
Начинать стоит с приёма заказа и передачи в производство — там больше всего потерь и быстрее всего виден эффект.
На чём собирается автоматизация производства
- CRM для продаж и заказов. В Битрикс24 заказ удобно вести смарт-процессом со своими стадиями: «в расчёте», «в производстве», «на ОТК», «готов к отгрузке». Роботы ставят задачи и меняют стадии без ручного контроля. Как устроены такие схемы, я разбирал в разделе про бизнес-процессы.
- Учётная система. Остатки, себестоимость и документы обычно остаются в 1С или МойСклад. CRM с ней связывают, чтобы заказ, счёт и отгрузка не вводились дважды.
- Связка между ними. Обмен заказами, остатками и статусами оплат. Пример такой связки — кейс интеграции CRM с 1С на производстве.
Полноценная ERP нужна не всем. Для небольшого и среднего производства часто достаточно CRM с процессами заказа плюс учётной системы — это быстрее и дешевле, чем внедрять ERP целиком. Отраслевая специфика подробнее — в статье CRM для производства.
Что получает руководитель производства
Главный эффект автоматизации для собственника — видно, где сейчас каждый заказ, без обхода цеха и звонков. Заказы разложены по стадиям, у каждого есть срок, и просроченные подсвечиваются. По этой картинке понятно, где копится очередь: в расчётах, в ожидании материалов или на отгрузке.
- сколько заказов в работе и на какой стадии каждый;
- какие заказы выходят за срок и на каком этапе застряли;
- сколько заказов ждут материалов и каких именно;
- сколько отгружено и сколько из отгруженного оплачено.
Эти же данные снимают нагрузку с менеджеров: на вопрос клиента «где мой заказ» они отвечают по карточке за минуту, а не через поход в цех. А для повторных заказов вся история — параметры, файлы, переписка — уже лежит в системе.
Типичные ошибки
С чего начать
Нарисуйте на одном листе путь заказа: кто его принимает, кому передаёт, где ждёт. Отметьте места, где информацию передают устно или файлом, — это и есть первые кандидаты на автоматизацию. Как это выглядит на реальном проекте по шагам, видно в кейсе внедрения Битрикс24 у производителя электрокарнизов. Если хотите собрать схему с нами — подойдёт автоматизация бизнес-процессов или внедрение Битрикс24.