Запустить бизнес-процесс в Битрикс24 можно тремя способами: вручную из карточки элемента, автоматически при создании или изменении этого элемента и программно — роботом или REST-методом. Какой способ выбрать, зависит не от процесса, а от того, кто и в какой момент должен принимать решение о старте.
Разбираем по порядку: где нажимается кнопка запуска, какие галочки отвечают за автостарт, как посмотреть уже запущенные процессы, как остановить зависший и что делать, если бизнес-процесс не запускается вообще. В конце — честное сравнение с роботами: половину задач, ради которых люди лезут в дизайнер процессов, закрывают роботы за десять минут.
Бизнес-процесс запускается легко. Сложность в другом: решить, что именно происходит автоматически, а где обязательно должен остаться живой человек.
Три способа запуска: что выбрать
Прежде чем нажимать кнопки, определитесь с триггером — событием, после которого процесс обязан стартовать. Вот как это раскладывается на практике.
| Способ | Когда стартует | Для чего подходит |
|---|---|---|
| Вручную | Сотрудник нажимает кнопку в карточке или списке | Согласование договора, заявка на оплату, отпуск — там, где решение принимает человек |
| При создании элемента | Сразу после появления записи | Регистрация входящей заявки, постановка первичных задач, уведомление руководителя |
| При изменении элемента | После правки любого поля | Контроль смены статуса, пересчёт суммы, проверка заполненности данных |
| Роботом из воронки | При переходе сделки на стадию | Сложная логика внутри продаж: ветвления, согласования, работа нескольких отделов |
| Через REST | По команде внешней системы | Запуск из сайта, 1С, приложения или по расписанию на стороне сервера |
Важно про тарифы. Дизайнер бизнес-процессов доступен не на всех планах: в облаке он появляется на старших тарифах, в коробочной версии есть всегда. Если в интерфейсе нет раздела с процессами — дело почти наверняка в тарифе, а не в правах. Проверьте это до того, как проектировать схему.
Способ 1. Запустить бизнес-процесс вручную
Ручной запуск — самый частый сценарий для документов: согласование, заявка, служебная записка. Порядок такой:
- Откройте нужный раздел — универсальный список, диск, карточку элемента CRM или смарт-процесса.
- Найдите пункт «Бизнес-процессы» в меню элемента или в шапке списка. В карточках CRM он лежит в меню действий, в списках — отдельной кнопкой.
- Выберите шаблон из доступных для этого типа документа. Шаблоны, привязанные к другой сущности, в списке не появятся — это нормально.
- Заполните параметры запуска, если они заданы в шаблоне: сумма, срок, согласующий. Обязательные параметры не дадут стартовать, пока не заполнены.
- Нажмите «Запустить» — процесс уходит в работу, а первое задание появляется у ответственного в разделе задач и в уведомлениях.
Если кнопки запуска нет, а шаблон точно существует, проверьте права на шаблон: в его настройках отдельно указано, кто может запускать процесс. Сотрудник, которого там нет, кнопки просто не увидит.
Способ 2. Автоматический запуск при создании и изменении
Автозапуск включается не в самом процессе, а в настройках шаблона — двумя галочками: «Автоматически запускать при добавлении» и «Автоматически запускать при изменении». Логика простая, но именно здесь возникает больше всего ошибок.
Практическое правило: первым шагом автозапускаемого процесса всегда ставьте условие — «если статус равен такому-то» или «если сумма больше нуля». Один блок «Условие» экономит часы разбора того, почему процессы плодятся сами собой.
Способ 3. Запуск из робота и через REST
В CRM бизнес-процесс редко запускают вручную — его вызывает робот «Запустить бизнес-процесс», привязанный к стадии сделки, лида или элемента смарт-процесса. Схема получается двухслойной и это правильно: простая логика живёт в роботах на стадиях, а тяжёлая — внутри процесса.
Например: сделка переходит на стадию «Договор» → робот стартует процесс согласования → процесс собирает подписи юриста и руководителя, при отказе возвращает сделку на предыдущую стадию и ставит задачу менеджеру. Менеджер при этом не нажимает ничего — он просто двигает сделку по воронке.
Для внешних систем есть REST-метод bizproc.workflow.start: ему передают идентификатор шаблона, идентификатор документа и параметры запуска. Так процесс стартует из формы на сайте, из 1С или по расписанию — например, ежемесячная сверка взаиморасчётов. Формат вызова описан в документации REST API Битрикс24.
Из чего состоит шаблон, который вы запускаете
Чтобы запуск не превращался в лотерею, полезно понимать, что лежит внутри шаблона. Дизайнер оперирует четырьмя вещами, и путаница между ними — источник большинства странных срабатываний.
Практический совет: всё, что может измениться, выносите в константы. Когда лимит согласования поменяется, вы поправите одно значение, а не будете искать число в семи блоках схемы.
Типовые процессы, которые запускают чаще всего
Если вы только подступаетесь к автоматизации, начинать стоит не с самого сложного, а с самого частого. Вот сценарии, которые окупаются почти всегда.
| Процесс | Как запускается | Что даёт |
|---|---|---|
| Согласование договора | Вручную из карточки или роботом со стадии | Видно, у кого лежит документ и сколько дней он там стоит |
| Заявка на оплату | Вручную сотрудником | Заявки перестают жить в переписке, у каждой есть срок и статус |
| Обработка входящей заявки | Автоматически при создании лида | Ответственный назначается сразу, руководитель видит просрочку реакции |
| Заявка на отпуск | Вручную из списка | Согласование руководителем и кадровиком без бумаги и напоминаний |
| Рекламация клиента | Роботом со стадии сервисной воронки | Срок реакции фиксируется, эскалация уходит руководителю автоматически |
Обратите внимание: четыре из пяти сценариев — не про продажи. Бизнес-процессы обычно приносят больше пользы там, где документы ходят между отделами, а не внутри воронки: в воронке чаще достаточно роботов.
Где посмотреть запущенные процессы и как остановить
Запущенные процессы видны в двух местах. В карточке элемента — список процессов, которые крутятся по этой конкретной сделке или документу, с текущим шагом. В общем разделе бизнес-процессов — все процессы портала, включая чужие: там же лежат ваши задания на согласование.
Остановить процесс может администратор портала или сотрудник с правами на шаблон — командой «Остановить» у нужного экземпляра. Это не откат: изменения, которые процесс уже успел внести, останутся. Если процесс успел сменить стадию сделки и поставить три задачи, их придётся убирать руками.
Отдельно включите в настройках шаблона ведение журнала выполнения. Без него отладка превращается в гадание: журнал показывает, какой шаг отработал, какое условие сработало и на чём процесс остановился.
Почему бизнес-процесс не запускается
Шесть причин, которые закрывают почти все обращения на эту тему.
Разберём вашу автоматизацию за 20–30 минут
Посмотрим, что у вас уже крутится в портале: где хватит роботов, где нужен полноценный процесс и что стоит выключить, потому что оно только мешает людям работать.
Записаться на разбор →Робот или бизнес-процесс: что выбрать
Самая частая ошибка — рисовать сложную схему там, где хватит двух роботов. И обратная: пытаться собрать согласование в четыре круга из роботов на стадиях.
| Критерий | Роботы и триггеры | Бизнес-процесс |
|---|---|---|
| Где живёт | На стадии воронки CRM | Отдельный шаблон для документа или элемента |
| Сложность настройки | Собирается за десять минут без обучения | Нужен дизайнер и понимание логики ветвлений |
| Ветвления и циклы | Ограничены | Полноценные условия, параллельные ветки, возвраты |
| Согласования | Простое утверждение задачей | Многоступенчатые, с отказом и возвратом на доработку |
| Работа вне CRM | Нет | Списки, документы, кадровые заявки, задачи |
Ориентир простой: если сценарий описывается фразой «когда сделка попала на стадию — сделай вот это», берите роботов. Если в описании появляются слова «согласовать», «если отказали — вернуть», «параллельно уведомить» — это бизнес-процесс. Подробнее логика разобрана в статье о бизнес-процессах в Битрикс24.
Чего не стоит запускать процессом
Автоматизировать можно почти всё, но не всё от этого работает лучше. Есть три случая, где запуск бизнес-процесса скорее навредит.
Процесс, о котором не договорились люди. Если в компании нет согласия, кто утверждает скидку, схема этот спор не решит — она его зафиксирует в неправильном виде и добавит заданий, которые все начнут игнорировать. Сначала договорённость, потом автоматизация.
Сценарий, который меняется каждый месяц. Пока правила плавают, дешевле держать их в регламенте и в голове руководителя: переписывать схему после каждой правки дороже, чем выигрыш от автоматизации.
Массовые операции по расписанию. Процесс, который каждую ночь пробегает по сотням элементов, ощутимо нагружает портал и легко зацикливается. Такие задачи лучше решать внешним скриптом через REST или точечными роботами, а не тяжёлой схемой на каждый элемент.
И отдельно про уведомления: процесс, который шлёт сообщение на каждый чих, обучает сотрудников не читать уведомления вообще. Оставляйте только те, на которые человек обязан отреагировать действием.
Сколько времени занимает настройка
Простой линейный процесс — согласование в одну ступень с уведомлением — собирается за пару часов вместе с проверкой. Процесс с ветвлениями, возвратом на доработку и разными согласующими в зависимости от суммы — это уже день-два работы, и большая часть времени уходит не на дизайнер, а на разговор с людьми: кто и что решает на самом деле.
Самая дорогая часть здесь — не настройка, а описание процесса до того, как его начали рисовать. Схема, собранная по фразе «сделайте нам согласование», переделывается два-три раза, потому что реальные правила всплывают только на живых заявках.
Порядок вывода процесса, который экономит больше всего времени: описание → пилот → автоматический старт.
Что сделать до запуска на всю компанию
Процесс, который стартует у всех сразу, ломается громко: люди получают задания, которых не ждали, и перестают доверять системе. Порядок безопасного вывода такой.
- Опишите процесс словами на одной странице. Кто инициирует, кто согласует, что происходит при отказе, какой срок. Если это не помещается на страницу — процесс сырой.
- Соберите схему и проверьте на себе. Запускайте вручную на тестовом элементе, пока не пройдут все ветки, включая отказ.
- Включите на одном отделе. Неделя работы на живых задачах покажет то, чего не видно в дизайнере.
- Только потом включайте автозапуск. И обязательно с условием в первом шаге.
- Назначьте владельца процесса. Человека, который правит схему, когда меняется работа. Без него процесс через полгода начинают обходить.
Итог: запустить бизнес-процесс в Битрикс24 — это несколько кликов, а вот удержать его живым сложнее. Автозапуск с условием, журнал выполнения, владелец схемы и понимание, где хватило бы робота, — вот что отличает работающую автоматизацию от кладбища зависших процессов. Если хотите собрать это сразу правильно, начните с оценки состава работ.