Учёт расчётов с клиентами

Учёт расчётов с клиентами — это ответ на простой вопрос: кто, сколько и когда вам должен. В небольшой компании ответ держат в голове, в растущей — в трёх местах сразу: счета у менеджеров, оплаты у бухгалтера, договорённости об отсрочке в переписке. В итоге долг замечают, когда он уже просрочен на месяц.

Разберём, что именно учитывать, где это вести, как связать продажи и бухгалтерию и как настроить учёт расчётов в CRM так, чтобы руководитель видел картину без еженедельных выгрузок.

Продажа закончена не тогда, когда клиент сказал «да», а когда деньги пришли на счёт.

Что входит в учёт расчётов с клиентами

Под расчётами понимают всё движение денег между вами и клиентом: выставленные счета, поступившие оплаты, предоплаты и авансы, отсрочки платежа, возвраты. Задача учёта — в любой момент показать сальдо по каждому клиенту: сколько он должен вам или вы ему.

Пять вещей, которые нужно видеть по каждому клиенту ↓

Где вести учёт расчётов: 1С, CRM или таблица

Спор «где правильно» обычно заканчивается тем, что учёт ведут везде понемногу. Правильнее разделить роли. Бухгалтерский учёт расчётов — в 1С: там проводки, акты, УПД и сверки. Управленческий учёт по сделкам — в CRM: там продавец и руководитель видят, что происходит с деньгами по каждому клиенту, и могут на это повлиять.

Где	Сильная сторона	Слабое место
1С	Точные данные об оплатах, документы, сверки, налоги	Продавцы туда не заходят, долг не связан с тем, кто его «вёл»
CRM	Счёт привязан к сделке и менеджеру, есть напоминания и задачи	Без связи с 1С оплаты отмечают вручную и ошибаются
Таблица	Быстро начать, понятно всем	Нет истории, версии расходятся, никто не отвечает за актуальность

Лучший вариант — связать CRM и 1С: счёт выставляется из сделки, уходит в 1С, а факт оплаты из банковской выписки возвращается в CRM автоматически. Тогда никому не нужно переносить цифры руками. Что именно синхронизировать и где подводные камни, мы подробно разбирали в статье о связке Битрикс24 и 1С.

Учёт расчётов с покупателями в CRM: как устроить

Чтобы CRM показывала расчёты, в ней должны быть не только сделки, но и счета, привязанные к сделкам. Сумма сделки — это ожидание, а счёт и оплата — факт. Смешивать их нельзя: иначе отчёт показывает «продали на миллион», а на расчётный счёт пришла половина.

Как проходит один счёт от выставления до закрытия ↓

В Битрикс24 для этого есть отдельные счета со своими стадиями: новый, отправлен, оплачен, не оплачен. Счёт привязывается к сделке и компании, поэтому по карточке клиента видно все его счета и оплаты за всё время. Как настроить счета и их стадии, описано в справке Битрикс24. В amoCRM похожую схему собирают через поля оплаты в сделке и интеграцию с учётной системой.

Частичные оплаты и предоплаты — отдельная тема. Если клиент платит частями, удобнее выставлять несколько счетов по одной сделке: на аванс и на остаток. Так видно, сколько уже получено и сколько осталось, а не только «оплачено» или «не оплачено».

Контроль дебиторской задолженности

Долг сам по себе не проблема, если он в пределах договорённой отсрочки. Проблема — долг, о котором никто не помнит. Контроль дебиторки строится на трёх правилах: у каждого долга есть ответственный, у каждого счёта есть срок, и просрочка видна в тот же день.

1. Ответственный — продавец, который вёл сделку. Он знает клиента и может спокойно напомнить об оплате. Бухгалтерия в этой схеме даёт факт, а не звонит клиентам.
2. Срок оплаты — поле в счёте. Не «через пару недель», а дата. От неё робот ставит задачу напомнить за день до срока и в день просрочки.
3. Отчёт по просрочке — у руководителя. Список неоплаченных счетов со сроком в прошлом, по менеджерам и клиентам, с суммой и числом дней просрочки.
4. Правило для отгрузок. Если у клиента есть просроченный долг, новая отгрузка или новый этап работ без согласования не начинается. Это правило стоит закрепить в регламенте и в CRM.

Взаиморасчёты с клиентами и акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором вы и клиент подтверждаете одинаковое сальдо на дату. Его формирует бухгалтерия в 1С. CRM здесь помогает не документом, а дисциплиной: если все счета выставлены из сделок и оплаты подтянуты из 1С, расхождений при сверке мало, и они быстро находятся.

Типичные причины расхождений: счёт выставлен «мимо» CRM, оплата пришла без номера счёта в назначении платежа, клиент заплатил за две сделки одним платежом. Первую причину закрывает правило «счёт только из CRM», вторую и третью — ежедневная разноска оплат в 1С и обратная передача статуса в CRM.

Учёт расчётов с клиентами в разных бизнесах

Схема одна, но акценты разные. В оптовой торговле главное — отсрочки и лимит долга на клиента: менеджер должен видеть его до того, как согласует новую отгрузку. В услугах и проектах — предоплаты и оплата по этапам: работа по этапу начинается после оплаты предыдущего. На производстве — аванс под запуск заказа и остаток перед отгрузкой, а сумма часто меняется по ходу из-за допработ. В абонентских услугах — регулярные счета: их удобно выставлять автоматически, а неоплаченный период сразу подсвечивать.

Как это выглядит на реальном проекте — в кейсе производственной компании с интеграцией CRM и 1С: заказы, остатки и документы синхронизируются между системами, и менеджеру не нужно ходить в бухгалтерию за статусом.

Учёт расчётов по договорам и этапам

Когда с клиентом работают по договору с несколькими этапами или поставками, учёт по одной сделке перестаёт работать. Удобнее разделить: договор — рамка, этап или поставка — отдельная единица с суммой, счётом и сроком оплаты. Тогда видно, какие этапы оплачены, какие выполнены, но не оплачены, а какие оплачены авансом и ещё не выполнены.

В Битрикс24 это решается смарт-процессом: договор связан со сделкой и компанией, внутри него — этапы со своими счетами. В amoCRM — отдельными сделками по этапам в одной воронке, связанными с общей компанией. Главное правило в обоих случаях одно: выполненная работа без оплаты должна быть видна так же хорошо, как оплата без выполненной работы. Первое — ваш риск не получить деньги, второе — ваше обязательство перед клиентом.

Регламент: кто за что отвечает

Учёт расчётов ломается не в системе, а на стыке отделов. Бухгалтер считает, что за оплату отвечает продавец, продавец — что бухгалтер. Пропишите в регламенте четыре роли, и половина проблем исчезнет сама.

Роль	Что делает	Когда
Менеджер	Выставляет счёт из CRM, ставит срок оплаты, напоминает клиенту	При согласовании сделки и до срока оплаты
Бухгалтер	Разносит оплаты по счетам в 1С, делает акты сверки	Каждый рабочий день
Руководитель продаж	Разбирает просрочку с менеджерами, решает по отсрочкам	Раз в неделю
Собственник	Смотрит общую дебиторку и прогноз поступлений	Раз в неделю или месяц

Отдельно договоритесь, кто может согласовать отсрочку и на какой срок. Отсрочка, которую менеджер пообещал клиенту устно, — самый частый источник «неожиданных» долгов. Если согласование идёт через CRM, у каждой отсрочки есть дата, сумма и человек, который её одобрил.

Отчёт по расчётам для руководителя

Руководителю не нужны все счета. Ему нужны четыре цифры и список исключений. Хороший отчёт по расчётам читается за минуту.

Такой отчёт строится стандартными средствами CRM, если счета и оплаты в ней есть. Для более сложных срезов — возраст долга, прогноз поступлений по срокам оплаты, сравнение по менеджерам — делают дашборд. Смотреть его стоит раз в неделю вместе с отделом продаж: каждый просроченный счёт получает задачу и срок, а через неделю проверяется результат.

Как внедрить учёт расчётов: пошагово

1. Договоритесь о правиле. Счёт клиенту выставляется только из CRM. Исключений нет, иначе учёт развалится за месяц.
2. Настройте счета в CRM. Шаблон счёта с вашими реквизитами, стадии, поле срока оплаты, привязка к сделке и компании.
3. Свяжите CRM с 1С. Счёт уходит в 1С, оплата возвращается в CRM. Связка с 1С или МойСклад — от 79 900 ₽.
4. Поставьте роботов. Напоминание менеджеру до срока оплаты, задача при просрочке, смена стадии сделки после оплаты.
5. Соберите отчёт. Выставлено, оплачено, дебиторка, просрочка — по менеджерам и клиентам.
6. Перенесите старые долги. Текущую дебиторку из 1С заведите в CRM один раз, чтобы картина была полной с первого дня.

Небольшой компании хватает первых двух шагов и таблицы оплат, которую бухгалтер обновляет раз в день. Когда счетов становится больше нескольких десятков в месяц, ручная разноска начинает отставать, и без связки с 1С не обойтись. Эти работы входят в услугу интеграции и данные, а если CRM ещё нет — в внедрение Битрикс24.

Как напоминать клиентам об оплате

Напоминание об оплате — часть сервиса, а не давление. Клиент может просто забыть или ждать документов. Хорошо работает простая лестница: за день до срока — короткое сообщение со ссылкой на счёт, в день срока — звонок менеджера, через несколько дней просрочки — разговор руководителя. Каждый шаг в CRM ставится задачей автоматически, поэтому ничего не зависит от памяти менеджера.

Сообщение лучше отправлять в тот канал, где вы с клиентом и так общаетесь: мессенджер, почта. Если канал подключён к CRM, отправленное сообщение и ответ клиента сохраняются в карточке сделки — и через месяц будет видно, кто, когда и что обещал.

Частые ошибки

Итог: учёт расчётов с клиентами держится на двух системах и одном правиле. 1С считает деньги и готовит документы, CRM показывает, что с этими деньгами происходит по каждой сделке, а правило «счёт только из CRM» не даёт картине развалиться. Как учитывать сами заказы до выставления счёта — в статье «Учёт заказов клиентов».