Снабжение в Битрикс24 настраивается без отдельной программы: закупка становится карточкой со стадиями, поставщики — компаниями CRM, а счета идут на согласование по маршруту. Главное, что даёт перенос снабжения в систему, — видно, где сейчас каждая закупка и кто её держит. Не в почте, не в чате и не в голове снабженца.
Ниже — как устроить закупки в Битрикс24 по шагам: запросы цен поставщикам, согласование счетов на оплату, сроки поставки, учёт закупок и права доступа. И где граница: что остаётся в 1С или МойСкладе.
Снабжение ломается не на выборе поставщика, а на паузах между людьми: заявку не увидели, счёт не согласовали, о поставке забыли.
Из чего состоит снабжение
В большинстве компаний цикл закупки одинаковый, отличаются только названия и число согласующих. Если разложить его на стадии, станет видно, где закупка обычно застревает.
Цикл закупки от заявки до приёмки ↓
Пока это живёт в почте и таблицах, руководитель видит только итог — «материалы не приехали». Когда каждая стадия — колонка в канбане, видно, что заявка три дня лежит на согласовании и у кого именно.
Как вести закупки в Битрикс24
Для закупок лучше всего подходит смарт-процесс «Закупка»: своя сущность со своими стадиями, полями и правами, не смешанная со сделками продаж. Как такие процессы создаются, разобрано в статье о настройке смарт-процессов Битрикс24.
Поля карточки закупки, без которых не обойтись ↓
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Инициатор и подразделение | Кто просит и чей бюджет |
| Что закупаем, количество | Предмет закупки — товарами или описанием |
| Нужно к дате | От неё считаются все сроки |
| Поставщик | Привязка к компании CRM |
| Сумма и счёт поставщика | Файл счёта и сумма для маршрута согласования |
| Статья затрат | Для отчёта по расходам |
| Ожидаемая дата поставки | Для напоминаний и контроля просрочек |
| Сделка клиента | Если закупка под конкретный заказ |
Заявку на закупку может создавать сам инициатор — через форму или прямо в канбане. Снабженцу не нужно переписывать заявки из чата: они сразу приходят карточками на первую стадию.
Если компания закупает под заказы клиентов, закупку стоит связать со сделкой. Тогда менеджер видит в карточке сделки, что материалы заказаны и когда приедут, а не спрашивает снабжение по пять раз в день.
Запросы цен поставщикам
Поставщики в Битрикс24 — обычные компании CRM с типом «Поставщик». В карточке компании остаётся вся история: письма, звонки, прошлые закупки, условия оплаты и контакты менеджеров поставщика.
Запрос цен отправляют письмом из карточки закупки, и ответ поставщика попадает в её таймлайн. Варианты от разных поставщиков удобно фиксировать в полях или отдельными связанными элементами «Предложение», если сравнивают больше двух-трёх цен. Тогда выбор поставщика можно объяснить через полгода — видно, кто что предлагал.
Роботы снимают рутину: напоминают снабженцу, если поставщик не ответил за заданное время, и переводят закупку на следующую стадию, когда выбран поставщик. Часть уведомлений можно отдать ботам автоматизации — например, сообщать инициатору в мессенджер, что его заявка взята в работу.
Согласование счетов на оплату в Битрикс24
Согласование счетов — место, где закупки теряют больше всего времени. В Битрикс24 его собирают бизнес-процессом на карточке закупки: счёт прикрепили — процесс сам отправляет его по маршруту, каждый согласующий получает задание с кнопками «Утвердить» и «Отклонить».
Типовой маршрут согласования счёта ↓
Маршрут можно сделать умным: маленькие суммы согласует только руководитель, крупные — дополнительно директор. Порог задаётся условием в бизнес-процессе. Если согласующий отклонил счёт, закупка возвращается снабженцу с комментарием, а не теряется.
Второй вариант — процесс в ленте («Процессы»), если счета на оплату нужно согласовывать не только по закупкам, но и по любым расходам компании. Тогда процесс создаётся на основе списка, а не смарт-процесса. Для снабжения удобнее первый вариант: согласование идёт прямо в карточке закупки, и история не разрывается.
Важно заранее настроить права бизнес-процесса: согласующему должно хватать доступа, чтобы открыть карточку и счёт. Частые проблемы с этим разобраны в статье о правах в бизнес-процессах Битрикс24.
Сроки поставки: как не забыть о поставке
Когда счёт оплачен, закупка переходит на стадию «Ожидаем поставку», и дальше её держат даты. Робот на этой стадии ставит снабженцу задачу накануне ожидаемой даты: связаться с поставщиком и подтвердить отгрузку.
- Просрочка видна сразу: закупки с прошедшей датой поставки подсвечиваются в канбане и попадают в отчёт.
- Инициатор не дёргает снабжение: стадия и дата видны в карточке, а при смене стадии он получает уведомление.
- Приёмка — отдельная стадия: склад или инициатор подтверждает, что пришло то и в том количестве. Расхождения фиксируются комментарием.
Учёт закупок в Битрикс24
Битрикс24 хорошо показывает процесс: кто, что, когда и сколько. Складской и бухгалтерский учёт — остатки, себестоимость, проводки — остаётся в 1С или МойСкладе. Пытаться перенести склад в CRM — частая ошибка, которая заканчивается двумя несовпадающими базами.
Что где живёт ↓
| Задача | Битрикс24 | 1С / МойСклад |
|---|---|---|
| Заявка, стадии, ответственные | Да | — |
| Запросы цен, переписка с поставщиком | Да | — |
| Согласование счетов | Да | — |
| Сроки поставки и просрочки | Да | — |
| Оплата, проводки | Отметка «оплачено» | Да |
| Остатки и оприходование | — | Да |
Связка через интеграцию убирает двойной ввод: оплата из 1С сама отмечается в закупке, а поступление на склад двигает её на стадию «Получено». Интеграцию с 1С или МойСкладом мы оцениваем от 79 900 ₽ — подробнее на странице интеграций и данных.
Отчёты по закупкам в самом Битрикс24 строятся по полям карточки: суммы по поставщикам и статьям затрат, среднее время согласования, доля просроченных поставок. Для руководителя обычно хватает трёх-четырёх таких показателей на одном экране.
Роли и права доступа
Закупки — не продажи, и права у них свои. Смарт-процесс позволяет настроить их отдельно от сделок:
- Инициаторы видят только свои заявки и их стадии.
- Снабженцы работают со всеми закупками и поставщиками.
- Руководители видят закупки своего подразделения и согласуют их.
- Финансы и бухгалтерия видят счета и стадии оплаты, без лишнего.
Права в смарт-процессе задаются по ролям и по стадиям: например, бухгалтерия может редактировать карточку только на стадии оплаты, а инициатор — только до отправки на согласование. Так никто случайно не поменяет сумму уже согласованного счёта.
Если закупки бывают двух видов — для собственных нужд офиса и под заказы клиентов, — их удобно развести на две воронки одного смарт-процесса. Маршруты согласования у них обычно разные: закупка под оплаченный заказ клиента согласуется быстрее, чем покупка мебели в офис, и смешивать их в одном канбане неудобно ни снабженцу, ни руководителю.
Что увидит руководитель
Ради чего всё это затевается — чтобы руководитель видел снабжение без опроса снабженцев. На одном экране достаточно четырёх показателей, которые строятся по полям карточки закупки.
Четвёртый показатель — зависшие заявки: закупки, которые дольше заданного срока стоят на одной стадии. Именно они показывают, где процесс тормозит — у снабженца, у согласующего или у поставщика. Если нужна сводка по нескольким процессам и деньгам сразу, её выносят в отдельный дашборд.
Как запустить снабжение в Битрикс24: этапы
Запуск снабжения в Битрикс24 проходит те же этапы, что и любая автоматизация процесса. Короче всего путь у тех, кто начинает с маршрута, а не с полей.
- Описать текущий маршрут. Кто подаёт заявку, кто ищет поставщика, кто согласует и при каких суммах, кто платит, кто принимает. Часто уже на этом шаге находятся лишние согласования.
- Договорить правила. Сроки на каждый шаг, пороги сумм, что делать при отказе, какие закупки идут вне процесса.
- Настроить смарт-процесс. Стадии, поля, права, форма заявки для инициаторов.
- Собрать согласование и роботов. Маршрут счёта, напоминания о поставке, уведомления инициатору.
- Связать с учётом. Интеграция с 1С или МойСкладом — если нужна, то после того, как процесс в CRM заработал.
- Обучить и запустить. Инициаторов — подавать заявки, согласующих — работать с заданиями, снабженцев — с канбаном. С даты запуска заявки принимаются только через систему.
Первые две недели после запуска стоит смотреть, где закупки стоят дольше всего, и подправлять сроки и маршрут по факту, а не по тому, как это выглядело на бумаге.
Ошибки при настройке снабжения
Как устроена автоматизация закупок целиком — от заявки до оплаты, с отчётами и связкой с продажами, — подробно в статье «Автоматизация бизнес-процесса закупок».
Сроки и стоимость настройки
Смарт-процесс закупки с полями, стадиями и роботами — небольшой проект. Маршрут согласования счетов и интеграция с учётной системой добавляют объём. Точную смету даёт состав работ, а не «настройка снабжения под ключ»: соберите её в калькуляторе внедрения Битрикс24, работы считаются по ставке 4 700 ₽/час.
Если процессов несколько — закупки, согласование расходов, договоры, — их стоит проектировать вместе в рамках автоматизации бизнес-процессов, чтобы маршруты и права не дублировались.
Соберём маршрут закупки за одну встречу
За 20–30 минут разберём, как сейчас идут заявки и счета, кто согласует и где теряется время, — и что из этого настраивается в Битрикс24 в первую очередь.
Записаться на разбор →Итог: снабжение в Битрикс24 — это смарт-процесс закупки, поставщики в CRM, бизнес-процесс согласования счетов и роботы на сроках. Учёт остатков остаётся в 1С, а Битрикс24 отвечает на главный вопрос: где сейчас закупка и кто её держит.