Настройка SMTP в Битрикс24 решает одну задачу: письма из CRM уходят через ваш почтовый сервер, от вашего домена и не падают в спам. Без неё письмо клиенту из карточки сделки может дойти, а может тихо оказаться в спаме — и менеджер об этом не узнает.
SMTP — это протокол отправки почты. Когда вы подключаете ящик к Битрикс24, входящие письма портал забирает по IMAP, а исходящие отправляет по SMTP. Если свой SMTP не указан, отправку берёт на себя почтовая инфраструктура Битрикс24 — и тогда сервер получателя решает, доверять ли письму, пришедшему от вашего адреса, но не с вашего сервера.
Ниже разберу, в каких случаях SMTP в Битрикс24 нужен, какие данные подготовить, как настроить отправку в облачном и коробочном портале, что сделать с записями домена SPF, DKIM и DMARC и что проверять, если письма не уходят или попадают в спам. Общая настройка почты — подключение ящика, пароль приложения, привязка писем к CRM — разобрана в материале о почте в Битрикс24. Здесь — только про отправку.
Письмо, которое ушло, — это ещё не письмо, которое прочитали. Между ними стоит спам-фильтр клиента.
Зачем настраивать SMTP в Битрикс24
Отправка через собственный SMTP даёт три вещи, которые без неё не гарантированы ↓
Почему это важно. Почтовые сервисы получателей проверяют, имеет ли сервер-отправитель право слать письма от имени вашего домена. Если в DNS домена разрешены только ваши почтовые серверы, а письмо пришло с чужого, его могут пометить как подозрительное или отклонить. Для личного ящика на бесплатной почте это заметно меньше, для корпоративного домена со строгой политикой — критично.
Второй довод — прозрачность. Когда отправка идёт через ваш сервер, письмо остаётся в папке «Отправленные» почтового ящика. Руководитель или сменщик менеджера найдёт переписку не только в карточке CRM, но и в самой почте.
Где в Битрикс24 используется SMTP
Под «настройкой SMTP в Битрикс24» обычно имеют в виду один из трёх случаев. Путь настройки у них разный ↓
| Случай | Что отправляется | Где настраивается |
|---|---|---|
| Ящик сотрудника, подключённый к порталу | Письма клиентам из CRM и из веб-почты портала | В настройках подключения ящика |
| Адрес отправителя в CRM | Письма из карточек от общего адреса, например отдела продаж | В списке адресов отправителей CRM |
| Коробочный портал | Системные письма: приглашения, уведомления, восстановление пароля | На сервере и в настройках портала |
Названия пунктов меню отличаются в облаке и коробке и меняются с обновлениями — актуальный путь сверяйте со справкой Битрикс24.
В облачном Битрикс24 системные уведомления портала отправляет сам Битрикс24, их настраивать не нужно. Вам важны первые два случая — всё, что уходит клиентам.
Какие данные подготовить для настройки SMTP
Перед настройкой соберите у администратора почты или в справке почтового сервиса пять значений ↓
| Параметр | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Сервер SMTP | Адрес сервера исходящей почты | smtp.yandex.ru, smtp.mail.ru, smtp.gmail.com |
| Порт | Номер порта для отправки | 465 или 587 |
| Шифрование | Способ защиты соединения | SSL для 465, STARTTLS для 587 |
| Логин | Обычно полный адрес ящика | sales@вашдомен.ru |
| Пароль | Чаще всего — пароль приложения, а не от ящика | Создаётся в настройках безопасности почты |
Пароль приложения — самая частая причина ошибки авторизации. Крупные почтовые сервисы не пускают внешние программы по обычному паролю, особенно при включённой двухфакторной защите. Создайте отдельный пароль приложения и используйте его и для IMAP, и для SMTP. Если почта на собственном сервере компании или в корпоративном сервисе, адрес сервера и порт даст администратор.
Порт 25 для отправки из внешних программ лучше не использовать: многие провайдеры и хостинги его ограничивают, и соединение просто не устанавливается. Запишите все пять значений в одном месте — они понадобятся при каждой смене пароля.
Настройка SMTP в облачном Битрикс24: по шагам
Логика одинакова для большинства почтовых сервисов ↓
- Откройте подключение ящика. В разделе почты выберите свой почтовый сервис или вариант подключения с ручными настройками.
- Заполните входящую почту. Адрес, логин, пароль приложения; для ручного варианта — сервер и порт IMAP.
- Включите отправку через внешний SMTP. В настройках подключения есть отдельный блок для исходящей почты — укажите сервер, порт, шифрование, логин и пароль.
- Настройте связь с CRM. Какие письма привязывать к сделкам и контактам, создавать ли лиды из новых писем — подробно в материале о почте.
- Отправьте тестовое письмо из карточки. На внешний ящик, лучше на другой почтовый сервис, и проверьте, куда оно попало и что видно в «Отправленных».
Для общего адреса — например, почты отдела продаж, с которой пишут несколько менеджеров, — настройте его как адрес отправителя в CRM с собственными параметрами SMTP. Тогда менеджер выбирает этот адрес при отправке письма из карточки, а ответ клиента приходит в общий ящик, а не в личный.
Общий ящик или личные: как настроить отправку для отдела продаж
Прежде чем настраивать SMTP, решите, от чьего имени менеджеры пишут клиентам. От этого зависит, сколько подключений понадобится и что будет с перепиской, когда менеджер уйдёт ↓
| Схема | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Личные ящики менеджеров | Клиент общается с конкретным человеком, выше доверие | При увольнении переписка и ящик уходят вместе с сотрудником |
| Общий адрес отдела | Переписка остаётся у компании, ответ увидит любой менеджер | Безличное общение, нужно следить, кто отвечает |
| Смешанная схема | Первое письмо — от общего адреса, дальше — от менеджера | Больше подключений и настроек SMTP |
Главное правило — ящики на корпоративном домене, а не на личной почте менеджеров. Тогда при увольнении администратор меняет пароль, а переписка с клиентами остаётся в CRM и в почте компании. Если менеджер писал клиентам со своего личного адреса на бесплатной почте, после его ухода клиенты продолжат писать туда же.
Для личных ящиков SMTP настраивается в подключении каждого ящика. Для общего адреса — один раз как адрес отправителя CRM, и доступ к нему выдаётся нужным сотрудникам.
Кто должен настраивать SMTP
Настройка SMTP в Битрикс24 выглядит как задача на десять минут, но касается трёх разных зон ответственности ↓
В небольшой компании все три роли часто совмещает один человек или подрядчик. Важно, чтобы кто-то один отвечал за результат целиком: письма из CRM доходят до клиентов, и это проверено, а не предполагается.
SMTP в коробочном Битрикс24
В коробке добавляется задача, которой нет в облаке: системные письма портала отправляет ваш сервер. Приглашения сотрудникам, уведомления, восстановление пароля — всё это уйдёт, только если на сервере правильно настроена отправка почты.
Как это обычно устроено ↓
- Отправка с сервера. Сервер портала пересылает письма на внешний SMTP. В виртуальной машине Битрикс это настраивается через меню окружения, на собственном сервере — почтовым агентом.
- Настройки портала. Адрес отправителя системных писем по умолчанию и, в свежих версиях, параметры SMTP-подключения в настройках самого продукта.
- Ящики сотрудников. Подключаются так же, как в облаке, со своими параметрами SMTP.
- Проверка очереди. Письма, которые не удалось отправить, копятся — их видно в журнале почты сервера и в инструментах проверки системы.
Точные команды и пункты меню зависят от версии окружения и продукта, поэтому эту часть лучше делает администратор сервера. Порядок настройки коробки целиком — подготовка сервера, фоновые задания, почта, права — разобран в статье о настройке коробочного Битрикс24.
SPF, DKIM и DMARC: без чего письма попадают в спам
Настроить SMTP — половина дела. Вторая половина — записи в DNS домена, по которым почтовые сервисы получателей решают, доверять ли вашим письмам ↓
Как это связано с Битрикс24. Если письма уходят через ваш SMTP, в SPF уже должен быть указан ваш почтовый сервис — обычно его добавляют при подключении домена к почте. Проблемы начинаются, когда SMTP не настроен и письма отправляет чужой сервер: он не указан в SPF и не подписывает письма ключом вашего домена. При строгой политике DMARC такие письма отклоняются.
Стандарты описаны открыто — SPF и DMARC, — но на практике достаточно проверить три записи в панели управления доменом и сверить их с инструкцией почтового сервиса. Это работа на полчаса для того, кто администрирует домен.
Почему письма из Битрикс24 не отправляются
Ошибки при настройке SMTP повторяются из портала в портал. Вот что проверять по симптому ↓
| Симптом | Вероятная причина | Что сделать |
|---|---|---|
| Ошибка авторизации | Обычный пароль вместо пароля приложения, неполный логин | Создать пароль приложения, логин — полный адрес |
| Не удаётся подключиться | Неверный сервер или порт, порт закрыт | Сверить сервер, взять 465 или 587 |
| Ошибка защищённого соединения | Порт и тип шифрования не совпадают | SSL для 465, STARTTLS для 587 |
| Письмо ушло, но в спаме | Нет SPF или DKIM, отправка не через свой сервер | Включить свой SMTP, проверить записи домена |
| Часть писем не доходит | Лимиты почтового сервиса на отправку | Не делать массовых рассылок с личного ящика |
| Клиент видит не тот адрес | Выбран другой отправитель в карточке | Проверить адреса отправителей в CRM |
Про лимиты отдельно. У каждого почтового сервиса есть ограничение на число писем и получателей в сутки. SMTP рабочего ящика рассчитан на переписку, а не на рассылки: если отправить через него письмо сотням клиентов, сервис может временно заблокировать отправку, и менеджер останется без почты в разгар работы. Для массовых рассылок используйте инструменты маркетинга CRM или специализированный сервис.
Частые ошибки при настройке SMTP
Чек-лист: SMTP в Битрикс24 настроен правильно
- Тестовое письмо из карточки сделки дошло во «Входящие» на внешнем сервисе, а не в спам.
- Письмо видно в «Отправленных» почтового ящика, а не только в портале.
- Ответ клиента привязался к той же сделке в CRM.
- В заголовках письма проверки SPF и DKIM пройдены — это видно в исходнике письма у получателя.
- Общие адреса не завязаны на личные пароли сотрудников.
Этот чек-лист стоит повторять не только после настройки, но и раз в квартал, а также после любых изменений: смены почтового сервиса, переезда домена, увольнения менеджера, обновления паролей. Отправка ломается молча — портал не всегда показывает ошибку менеджеру, а клиент просто не получает письмо с коммерческим предложением. Проверка занимает десять минут: одно тестовое письмо из карточки сделки на внешний ящик и один взгляд в «Отправленные».
Разбор почты и CRM за 30 минут
Покажите портал по видеосвязи: проверим, как подключены ящики, через что уходят письма клиентам и почему часть из них не доходит.
Записаться на разбор →Итог: настройка SMTP в Битрикс24 — это не галочка в подключении ящика, а связка из трёх частей: свой сервер исходящей почты, пароль приложения и записи домена SPF, DKIM и DMARC. Когда все три на месте, письма клиентам доходят и видны всем, кому нужно. Если почту, телефонию и другие каналы нужно собрать в CRM целиком, это задача для интеграций Битрикс24; поддерживать настроенное помогает сопровождение портала, а объём внедрения можно прикинуть в калькуляторе Битрикс24.