2 CRM системы в одной компании — нормальная ситуация, если у каждой своя зона: например, amoCRM ведёт продажи, а Битрикс24 — проекты и задачи после оплаты. Проблемы начинаются, когда один и тот же клиент живёт в двух базах без связи, и никто не знает, какая из них правильная. Ниже — когда две CRM оправданы, когда пора сводить в одну и как их связать, если обе нужны.
Почему в компании оказываются 2 CRM системы
Чаще всего две системы не выбирают специально — так складывается. Отдел продаж когда-то сам подключил одну CRM, а позже руководство купило другую для всей компании. Или бизнес объединился с партнёром, и у каждого была своя база. Или компания переезжает с одной системы на другую, и переходный период затянулся на год.
Бывает и осознанный выбор: продажам удобнее одна система с простой воронкой и мессенджерами, а производству или сервису — другая, с задачами, проектами и документами. Сам по себе такой расклад не ошибка.
Когда две CRM — это нормально, а когда пора сводить
Проверьте свою ситуацию по таблице ↓
| Ситуация | Две системы | Что делать |
|---|---|---|
| Продажи в одной CRM, исполнение заказов в другой | Оправдано | Передавать сделку после оплаты автоматически |
| Два направления бизнеса с разными клиентами | Оправдано | Сводный отчёт для собственника |
| Переход с одной CRM на другую | Временно | Зафиксировать дату, после которой старая только для чтения |
| Одни и те же клиенты в обеих базах | Плохо | Свести в одну систему или настроить синхронизацию |
| Менеджеры сами выбирают, где вести клиента | Плохо | Одна система для продаж, правило без исключений |
Главный признак проблемы — дублирование клиентов. Если один и тот же контакт заведён в обеих системах и его меняют в обеих, через полгода в базах будут разные телефоны, разные ответственные и разная история.
Чем опасны две несвязанные CRM
Отдельный риск — обращение клиента, которое пришло «не в ту» систему. Например, заявка с сайта уходит в одну CRM, а менеджер работает в другой и узнаёт о заявке через день.
Как связать 2 CRM системы, если нужны обе
- Разделите зоны. Запишите, какая система за что отвечает: например, лиды и сделки до оплаты — в одной, проекты и сервис — в другой. Клиентская карточка «главная» только в одной.
- Определите точку передачи. Обычно это смена стадии: сделка выиграна — в другой системе создаётся проект или заказ с нужными полями.
- Настройте обмен через API или коннектор. У Битрикс24 и amoCRM открытые API, поэтому связку можно собрать готовым коннектором или вебхуками.
- Сделайте общий отчёт. Собственнику нужен один экран с выручкой и воронкой по обеим системам, а не две вкладки.
Подробнее про варианты связок — в разборе интеграций CRM-систем.
Пример: как делят роли две CRM
Типичная схема для компании, которая продаёт услуги или проекты. Отдел продаж работает в amoCRM: заявки из мессенджеров и с сайта, квалификация, КП, договор. Как только сделка переходит в «Оплачено», в Битрикс24 автоматически создаётся проект с данными клиента, суммой и файлами договора. Дальше работает команда исполнения: задачи, сроки, документы, общение внутри проекта.
Что важно в такой схеме: клиентскую карточку правят только в одной системе, а во вторую она попадает копией. Обратно в продажи уходит только статус — «проект запущен», «проект сдан», чтобы менеджер знал, когда предлагать продление или следующую услугу. Собственник смотрит общий отчёт: сколько продали и сколько из проданного уже выполнено.
Как перейти на одну CRM
Главную систему выбирают по процессу, а не по привычке. Если нужны задачи, проекты, документы и внутренние коммуникации — чаще выигрывает Битрикс24, если только быстрые продажи через мессенджеры — amoCRM. Разница подробно разобрана в статье Битрикс24 или amoCRM, а если вы пока путаетесь в терминах, начните с материала что такое CRM простыми словами.
Перенос делают в выходные или в тихий период: выгружают компании, контакты, сделки и историю, сопоставляют поля и стадии, проверяют выборку вручную. Старая система после переезда остаётся только для чтения на пару месяцев, потом закрывается.
С чего начать
Посчитайте, сколько клиентов у вас есть в обеих системах сразу, и спросите менеджеров, сколько времени в неделю они тратят на перенос данных. Если ответы «много» и «несколько часов» — пора либо связывать системы, либо переезжать. Переезд и настройку можно сделать в рамках внедрения Битрикс24 или внедрения amoCRM, а связку двух систем — через интеграции и данные.