Учет товара и клиентов в одной системе

Учет товара и клиентов часто ведут в двух разных местах: клиенты — в таблице или CRM, товары — в 1С или на складе в тетради. Пока эти данные не связаны, менеджер продаёт то, чего нет на складе, а склад не знает, под какого клиента резервировать. Разберём, как устроить учёт так, чтобы товар и клиент были в одной картине.

Что учитывать по товарам и по клиентам

Минимальный набор данных с каждой стороны ↓

Главное здесь — третья строка. Заказ связывает товар и клиента: без него у вас два отдельных справочника, а не учёт.

Где вести учет товара и клиентов

Есть три рабочих варианта, и выбор зависит от объёма склада.

• Только CRM. В Битрикс24 есть каталог товаров со складским учётом: остатки, приходы, перемещения. Подходит, если складов один-два, а бухгалтерия ведётся отдельно и ей не нужны документы из CRM.
• CRM + учётная система. Клиенты, сделки и заказы — в CRM; остатки, закупки и бухгалтерия — в 1С или МойСклад; обмен настроен в обе стороны. Самый частый вариант для торговли и производства.
• Только учётная система. 1С или МойСклад с модулем работы с клиентами. Работает, пока продажи простые и нет воронки, задач и переписки с клиентами.

Если менеджеры ведут переговоры, отправляют КП и звонят клиентам, клиентская часть почти всегда удобнее в CRM, а складская — в учётной системе. Как устроен обмен с 1С, разобрано в статье про интеграцию Битрикс24 и 1С.

Учёт товара и клиентов — это не две таблицы, а заказ, который знает и про склад, и про покупателя.

Как связать товары и клиентов: порядок настройки

1. Решите, кто главный по каждому справочнику. Товары и цены обычно ведёт учётная система, клиентов — CRM. Правят данные только в главной системе.
2. Наведите порядок в номенклатуре. Уберите дубли товаров и единый артикул сделайте ключом для обмена.
3. Настройте выгрузку каталога и остатков в CRM. Менеджер видит в сделке, сколько товара есть и сколько в резерве.
4. Настройте передачу заказа на склад. Сделка на нужной стадии создаёт заказ или счёт в учётной системе.
5. Верните оплату и отгрузку в CRM. Статусы приходят обратно в сделку — менеджер не звонит в бухгалтерию.

Что это даёт в работе

Менеджер собирает заказ из каталога, сразу видя остаток, и не обещает того, чего нет. Склад получает заказ без пересказа по телефону. Руководитель видит не только сумму продаж, но и что именно продаётся и кому. А из истории покупок появляется база для повторных продаж: кому пора напомнить о заказе, кто перестал покупать, кто берёт только одну позицию из ассортимента.

Частые ошибки

• Правят в двух местах. Цена изменена в CRM, а в 1С старая — и счёт уходит с ошибкой. Справочник правят только в главной системе.
• Нет единого артикула. Обмен сопоставляет товары по названию, и «Кабель 3х2,5» и «Кабель 3*2.5» становятся разными позициями.
• Клиенты дублируются. Одна компания заведена в 1С и в CRM по-разному. Ключом должен быть ИНН.
• Обмен только в одну сторону. Заказ уходит на склад, а оплата и отгрузка не возвращаются — продажи снова работают вслепую.

Сколько стоит

Если хватает каталога и склада внутри Битрикс24, настройка входит в быстрый старт — от 23 500 ₽. Связь CRM с 1С или МойСклад — от 79 900 ₽: обмен товарами, остатками, заказами, оплатами и отгрузками. Самая трудоёмкая часть обычно не обмен, а порядок в номенклатуре до него. Посчитать свой вариант можно в калькуляторе.

Итог: учет товара и клиентов работает, когда у каждого справочника один хозяин, заказ связывает склад и покупателя, а статусы оплаты и отгрузки возвращаются в CRM. Связать CRM с учётной системой можно в рамках интеграций и данных, а настроить клиентскую часть — при внедрении Битрикс24.