Пользователи CRM системы — это сотрудники, у которых есть учётная запись в CRM и которые работают в ней с клиентами, сделками или отчётами. От того, кого вы сделаете пользователями и какие права им дадите, зависят три вещи: стоимость тарифа, сохранность клиентской базы и честность отчётов. Разберём, как решить этот вопрос без переплаты и без «общих логинов».
Кто обычно работает в CRM
Типичные роли пользователей ↓
Не каждой компании нужны все роли. Минимум — те, кто общается с клиентом, и тот, кто отвечает за продажи. Остальных подключают, когда их работа начинает зависеть от данных в CRM: например, бухгалтер перестаёт спрашивать в чате «оплатили или нет».
Какие права дать каждой роли
| Роль | Что видит | Что не должна делать |
|---|---|---|
| Менеджер | Свои сделки и контакты, общие справочники | Выгружать всю базу, удалять сделки |
| Руководитель | Все сделки отдела, отчёты | Менять настройки воронок без согласования |
| Бухгалтер | Сделки на стадиях счёта и оплаты | Двигать сделки по стадиям продаж |
| Администратор | Всё, включая настройки | Работать под этой учёткой каждый день |
Права настраиваются ролями: сначала описываете роль, потом назначаете её сотрудникам. Так новичок получает правильный доступ за минуту. В Битрикс24 это делается в настройках прав CRM — порядок описан в справке Битрикс24.
Почему нельзя работать под общим логином
Желание сэкономить на лицензиях понятно, но общий логин ломает главное, ради чего ставят CRM. Система перестаёт отвечать на вопрос «кто это сделал». Задачи нельзя назначить конкретному человеку, отчёт по менеджерам показывает одного «суперпродавца», а при увольнении сотрудник уносит пароль от всей базы. Если не до конца понятно, зачем вообще нужна CRM, начните с материала «Что такое CRM простыми словами».
Как посчитать, сколько пользователей нужно
- Перечислите всех, кто общается с клиентами. Продажи, сервис, приём заявок.
- Добавьте руководителей. Тех, кто распределяет заявки и проверяет работу.
- Отметьте смежников. Бухгалтер, склад, производство — если их шаг есть в процессе сделки.
- Заложите запас на рост. Новые менеджеры не должны ждать, пока освободится лицензия.
У разных CRM разная логика оплаты: в amoCRM платят за каждого пользователя, в Битрикс24 тариф рассчитан на определённое число сотрудников. Актуальные условия лучше смотреть на странице тарифов Битрикс24 — они меняются. Как распределить роли внутри отдела, чтобы руководитель не тонул в операционке, разобрано в статье о моделях управления отделом продаж.
Внешние пользователи: подрядчики и партнёры
Иногда в CRM нужно пустить людей не из штата: агента, который приводит клиентов, подрядчика на монтаже, дилера. Давать им полноценную учётную запись сотрудника опасно — они увидят всю базу. Правильнее открыть ограниченный доступ: только к своим сделкам или к отдельной воронке, где нет чужих клиентов. В Битрикс24 для этого есть экстранет и отдельные роли с узкими правами, в amoCRM — права по воронкам и сделкам ответственного.
Перед тем как подключить внешнего пользователя, ответьте на три вопроса: какие сделки он должен видеть, что может менять и кто отключит доступ, когда сотрудничество закончится. Если ответа на последний вопрос нет, доступ лучше не открывать.
Частые ошибки
При увольнении порядок простой: передать сделки и задачи другому сотруднику, затем отключить учётную запись. Удалять пользователя не нужно — его история останется в карточках клиентов.
Роли, права и воронка — от 23 500 ₽
Настроим пользователей и права под вашу структуру, воронку, телефонию и мессенджеры. Работы сверх пакета — 4 700 ₽ в час.
Рассчитать стоимостьИтог
Пользователи CRM системы — это все, чья работа с клиентом должна оставлять след в системе. Каждому — своя учётная запись и роль с нужными правами, администратор — один, уволенных отключают в день ухода. Тогда отчёты показывают реальную картину, а база остаётся у компании.