Автоматизация основных бизнес-процессов — это перевод в систему тех цепочек, которые напрямую приносят компании деньги: от заявки клиента до выполненного заказа и полученной оплаты. Именно здесь ручная работа стоит дороже всего: каждая потерянная заявка или забытый счёт — это недополученная выручка. Поэтому основные процессы автоматизируют первыми, а вспомогательные — следом.
Разберём, какие процессы считать основными, как выбрать первый и что в нём автоматизировать.
Основные, вспомогательные и управленческие процессы
В теории управления процессы делят на три группы. Основные создают ценность для клиента и выручку. Вспомогательные обеспечивают работу компании: бухгалтерия, кадры, закупки расходников, IT. Управленческие задают цели и контролируют результат: планирование, отчётность, бюджет.
Как это выглядит в типичной компании ↓
| Группа | Примеры | Когда автоматизировать |
|---|---|---|
| Основные | Продажа, выполнение заказа, оплата, сервис | Первыми |
| Управленческие | Отчёты, план продаж, контроль сроков | Вместе с основными |
| Вспомогательные | Кадры, документооборот, хозяйственные закупки | После основных |
Управленческие процессы стоят во второй строке не случайно: отчёты почти бесплатно получаются из основных процессов, если те ведутся в системе. Автоматизировать отчётность отдельно, не наведя порядок в продажах, бессмысленно — отчёт покажет пустоту.
Почему начинать с основных процессов
Причин три. Первая — деньги: улучшение в основном процессе сразу видно в выручке. Вторая — объём: основные процессы повторяются каждый день десятки раз, поэтому даже небольшое ускорение даёт заметную экономию. Третья — данные: как только продажи и заказы ведутся в CRM, у руководителя появляются цифры для решений.
Какие основные процессы есть почти у всех
Отрасль меняет содержание этапов, но не сам набор. У производства «выполнение заказа» — это цех и сроки, у торговли — склад и отгрузка, у сервисной компании — выезд специалиста. Про то, как процессы разной зрелости раскладываются по ступеням, — в статье про уровни автоматизации бизнеса.
Как выбрать первый процесс: три вопроса
Если основных процессов несколько, а ресурсов на все сразу нет, задайте себе три вопроса:
- Где теряются деньги? Заявки без ответа, забытые счета, сорванные сроки отгрузки.
- Что повторяется чаще всего? Процесс, который проходит 50 раз в день, важнее того, что случается раз в месяц.
- Можно ли его описать? Если этапы и ответственные понятны хотя бы на бумаге, процесс готов к автоматизации.
Первым берите процесс, на который все три ответа — «да». Чаще всего это приём заявки и продажа: они есть у всех, повторяются постоянно и хорошо описываются этапами воронки.
Что именно автоматизировать в основном процессе
Порядок работ на одном процессе ↓
На третьем шаге роботам отдают всё, что описывается правилом «когда случилось X, сделай Y»: сделка перешла на стадию — создать задачу, счёт не оплачен три дня — напомнить менеджеру, заказ оплачен — передать на склад. Решения и общение с клиентом остаются людям. Если процесс проходит через несколько отделов, к нему добавляют интеграцию с 1С или МойСклад, чтобы оплаты и остатки были видны прямо в CRM.
Сколько это стоит
По нашему прайсу быстрый старт — заявки, клиенты, воронка, телефония и мессенджеры — от 23 500 ₽. Интеграция с 1С или МойСклад — от 79 900 ₽. Дополнительные работы — 4 700 ₽ в час. Прикинуть бюджет под свой процесс можно в калькуляторе внедрения Битрикс24, а как устроен проект целиком — на странице автоматизации бизнес-процессов.
Общее определение бизнес-процесса и его видов есть в Википедии.
Итог
Автоматизация основных бизнес-процессов начинается с тех цепочек, что приносят деньги: заявка, продажа, заказ, оплата. Выберите один процесс, где теряются деньги, который часто повторяется и который можно описать, переведите его в CRM и отдайте рутину роботам. Вспомогательные процессы подключайте, когда основной уже работает.